Výkaz výdajů (definice, příklady) - Jak vytvořit?

Co je to zpráva o výdajích?

Výkaz výdajů je definován jako typ výkazu, který dokumentuje výdaje vynaložené podnikem nebo zaměstnanci podniku a lze jej udržovat na měsíční, čtvrtletní nebo roční bázi.

Vysvětlení

  • Každý malý a střední podnik udržuje zprávu o výdajích.
  • Úpravy na úrovni středního managementu nebo na úrovni oddělení takové zprávy připravují.
  • Lze jej rozdělit na menší divize, aby bylo možné určit, která oblast nebo oddělení podniku stojí organizaci více.
  • Společnost tyto zprávy uchovává pro účely auditu.
  • Tuto zprávu předloží vrcholovému vedení podniku. Vrcholový management rozhoduje o tom, které výdaje zaměstnanci uhradí a které nikoli.
  • Zaplacené výdaje jsou poté použity jako uznání zdanitelného a účetního zisku.

Funkce

  • Výkaz výdajů se skládá z výdajové politiky zaměstnavatele pro jeho zaměstnance. Rovněž dokumentuje cestovní a zábavní politiku, podle níž zaměstnavatel zaměstnavateli neuhradí výdaje zaměstnanci.
  • Je udržován a připravován nákladovým a mzdovým oddělením organizace. Když obdrží formulář proplacení a uplatnění nároku na zaměstnance, jsou to oni, kdo by ověřil podrobnosti o výdajích uskutečněných zaměstnancem, jak jsou sdíleny podle příslušných potvrzení a dokladů, a připravil moudrou zprávu pro zaměstnance.

Jak vytvořit zprávu o výdajích?

Různé organizace působící v různých průmyslových odvětvích mají různé metody a šablony. Oddělení výkaznictví mezd a výdajů jakékoli organizace by však mělo vytvořit a formulovat následující kroky -

  1. Mzdové oddělení by mělo mít schválení výdajové politiky od příslušných oddělení organizace.
  2. Na základě příslušné politiky by měl vedoucí pracovník přistupovat k online systému zadávání výdajů nebo provádět zadávání dat v konsolidovaném excelu.
  3. Vedoucí pracovník by měl zadat datum vzniku výdajů.
  4. Vedoucí pracovník by měl zadat částku výdajů a uvést příslušné jméno dodavatele.
  5. Po revizi zadaných informací, jak je uvedeno v potvrzení, by měl vedoucí předložit zprávu ke schválení další úrovni.

Příklad zprávy o výdajích

Vezměme si příklad společnosti ABC Inc. Zaměstnanec cestuje na místo, aby představil nový projekt. Dne 23. ledna 2019 zaměstnanec představil náklady na jídlo ve výši 200 $, hotelové náklady 100 $ a různé. náklady 250 $. Dne 24. ledna 2019 zaměstnanec vykázal výdaje na zábavu a film ve výši 130 USD, spolu s výdaji na jídlo ve výši 230 USD a výdaji na hotel ve výši 500 USD.

Pomozte vedoucímu mzdové agendy připravit zprávu o vykázaných výdajích zaměstnance.

Řešení:

Připravte si zprávu o výdajích, jak je uvedeno níže: -

Výsledkem by byly následující výsledky: -

Zpráva o sloupcích výdajů

Sloupce se obvykle skládají z následujících podrobností: -

  1. Datum vzniku výdajů.
  2. Druh nebo povaha výdajů;
  3. Jméno dodavatele, od kterého byly převzaty služby nebo zakoupeny položky.
  4. Výše výdajů.
  5. Jméno vedoucího účtu, kde by měl být uveden a účtován.
  6. Odpočet a úpravy na základě předchozích podání zaměstnanců;
  7. Každý typ účtu by měl být mezisoučet.
  8. Celková částka, která má být vrácena, jak požaduje zaměstnanec.

Důležitost a použití

Zprávy o výdajích jsou udržovány, aby se zvýšila odpovědnost z hlediska výdajových návyků organizace. Jedná se o zprávy, na které lze odkazovat v případě finančních sporů a auditů. Díky řádné údržbě a odpovědnosti těchto zpráv pravidelně a pravidelně zajistíte, že vaši zaměstnanci budou rozpočtovat s plnou odpovědností, aby byla společnost finančně chráněna a životaschopná.

Takové zprávy činí zaměstnance i zaměstnavatele odpovědným za podnikání, pokud jde o jejich výdajové návyky. Některé výdaje se odečítají od zdanitelného příjmu podle zákonů o dani z příjmu, a proto, aby mohly tyto odpočty využívat, musí velké společnosti předložit konsolidovanou zprávu finančnímu oddělení země. Lze jej předložit jako doplňkový dokument spolu s hlášením celkových příslušných výdajů v daňových formulářích při podání žádosti o daň s daňovou službou.

Výhody

  • Zpráva o výdajích usnadňuje auditorovi ověření podrobností o výdajích, jak je požaduje podnik.
  • Umožňuje jim ověřit podrobnosti výdajů s potvrzeními, která jsou k dispozici a připojena zaměstnanci.
  • Posiluje vnitřní kontrolu.
  • Rozpisuje, která výdajová položka je refundovatelná a která není refundovatelná.
  • Na trzích je k dispozici mnoho IT softwaru, který podnikům umožňuje připravovat, formulovat a přizpůsobovat zprávy.

Nevýhody

  • Jsou vhodné pro velkou společnost, nikoli pro samostatné podnikatele a mikropodniky.
  • Tyto zprávy nemusí odpovídat příjmům přiloženým zaměstnanci kvůli chybám při zadávání údajů.
  • Jednoduše řečeno, zprávy jsou vždy náchylné ke zkreslování a účetním podvodům.
  • Zvyšuje náklady na správu manipulace s položkami a pravidelnou aktualizaci výdajových položek v systému hlášení.
  • Je velmi těžké sledovat každou výdajovou položku v rámci vydané výdajové politiky, pokud je velikost organizace velmi velká.

Závěr

Výkazy výdajů lze považovat za výkazy, které zdůrazňují typ výdajů, které lze uhradit, a typ výdajů, které nelze uhradit. K úhradě výdajů dochází podle platných daňových zákonů daného státu a příslušné výdajové politiky zaměstnavatele. Mohlo by to být užitečné pro velké organizace, které běžně každodenně vynakládají obrovské výdaje a pomáhají zefektivnit celkový proces.

Zajímavé články...