Co je to zpráva o výdajích?
Výkaz výdajů je definován jako typ výkazu, který dokumentuje výdaje vynaložené podnikem nebo zaměstnanci podniku a lze jej udržovat na měsíční, čtvrtletní nebo roční bázi.
Vysvětlení
- Každý malý a střední podnik udržuje zprávu o výdajích.
- Úpravy na úrovni středního managementu nebo na úrovni oddělení takové zprávy připravují.
- Lze jej rozdělit na menší divize, aby bylo možné určit, která oblast nebo oddělení podniku stojí organizaci více.
- Společnost tyto zprávy uchovává pro účely auditu.
- Tuto zprávu předloží vrcholovému vedení podniku. Vrcholový management rozhoduje o tom, které výdaje zaměstnanci uhradí a které nikoli.
- Zaplacené výdaje jsou poté použity jako uznání zdanitelného a účetního zisku.

Funkce
- Výkaz výdajů se skládá z výdajové politiky zaměstnavatele pro jeho zaměstnance. Rovněž dokumentuje cestovní a zábavní politiku, podle níž zaměstnavatel zaměstnavateli neuhradí výdaje zaměstnanci.
- Je udržován a připravován nákladovým a mzdovým oddělením organizace. Když obdrží formulář proplacení a uplatnění nároku na zaměstnance, jsou to oni, kdo by ověřil podrobnosti o výdajích uskutečněných zaměstnancem, jak jsou sdíleny podle příslušných potvrzení a dokladů, a připravil moudrou zprávu pro zaměstnance.
Jak vytvořit zprávu o výdajích?
Různé organizace působící v různých průmyslových odvětvích mají různé metody a šablony. Oddělení výkaznictví mezd a výdajů jakékoli organizace by však mělo vytvořit a formulovat následující kroky -
- Mzdové oddělení by mělo mít schválení výdajové politiky od příslušných oddělení organizace.
- Na základě příslušné politiky by měl vedoucí pracovník přistupovat k online systému zadávání výdajů nebo provádět zadávání dat v konsolidovaném excelu.
- Vedoucí pracovník by měl zadat datum vzniku výdajů.
- Vedoucí pracovník by měl zadat částku výdajů a uvést příslušné jméno dodavatele.
- Po revizi zadaných informací, jak je uvedeno v potvrzení, by měl vedoucí předložit zprávu ke schválení další úrovni.
Příklad zprávy o výdajích
Vezměme si příklad společnosti ABC Inc. Zaměstnanec cestuje na místo, aby představil nový projekt. Dne 23. ledna 2019 zaměstnanec představil náklady na jídlo ve výši 200 $, hotelové náklady 100 $ a různé. náklady 250 $. Dne 24. ledna 2019 zaměstnanec vykázal výdaje na zábavu a film ve výši 130 USD, spolu s výdaji na jídlo ve výši 230 USD a výdaji na hotel ve výši 500 USD.
Pomozte vedoucímu mzdové agendy připravit zprávu o vykázaných výdajích zaměstnance.
Řešení:
Připravte si zprávu o výdajích, jak je uvedeno níže: -

Výsledkem by byly následující výsledky: -

Zpráva o sloupcích výdajů
Sloupce se obvykle skládají z následujících podrobností: -
- Datum vzniku výdajů.
- Druh nebo povaha výdajů;
- Jméno dodavatele, od kterého byly převzaty služby nebo zakoupeny položky.
- Výše výdajů.
- Jméno vedoucího účtu, kde by měl být uveden a účtován.
- Odpočet a úpravy na základě předchozích podání zaměstnanců;
- Každý typ účtu by měl být mezisoučet.
- Celková částka, která má být vrácena, jak požaduje zaměstnanec.
Důležitost a použití
Zprávy o výdajích jsou udržovány, aby se zvýšila odpovědnost z hlediska výdajových návyků organizace. Jedná se o zprávy, na které lze odkazovat v případě finančních sporů a auditů. Díky řádné údržbě a odpovědnosti těchto zpráv pravidelně a pravidelně zajistíte, že vaši zaměstnanci budou rozpočtovat s plnou odpovědností, aby byla společnost finančně chráněna a životaschopná.
Takové zprávy činí zaměstnance i zaměstnavatele odpovědným za podnikání, pokud jde o jejich výdajové návyky. Některé výdaje se odečítají od zdanitelného příjmu podle zákonů o dani z příjmu, a proto, aby mohly tyto odpočty využívat, musí velké společnosti předložit konsolidovanou zprávu finančnímu oddělení země. Lze jej předložit jako doplňkový dokument spolu s hlášením celkových příslušných výdajů v daňových formulářích při podání žádosti o daň s daňovou službou.
Výhody
- Zpráva o výdajích usnadňuje auditorovi ověření podrobností o výdajích, jak je požaduje podnik.
- Umožňuje jim ověřit podrobnosti výdajů s potvrzeními, která jsou k dispozici a připojena zaměstnanci.
- Posiluje vnitřní kontrolu.
- Rozpisuje, která výdajová položka je refundovatelná a která není refundovatelná.
- Na trzích je k dispozici mnoho IT softwaru, který podnikům umožňuje připravovat, formulovat a přizpůsobovat zprávy.
Nevýhody
- Jsou vhodné pro velkou společnost, nikoli pro samostatné podnikatele a mikropodniky.
- Tyto zprávy nemusí odpovídat příjmům přiloženým zaměstnanci kvůli chybám při zadávání údajů.
- Jednoduše řečeno, zprávy jsou vždy náchylné ke zkreslování a účetním podvodům.
- Zvyšuje náklady na správu manipulace s položkami a pravidelnou aktualizaci výdajových položek v systému hlášení.
- Je velmi těžké sledovat každou výdajovou položku v rámci vydané výdajové politiky, pokud je velikost organizace velmi velká.
Závěr
Výkazy výdajů lze považovat za výkazy, které zdůrazňují typ výdajů, které lze uhradit, a typ výdajů, které nelze uhradit. K úhradě výdajů dochází podle platných daňových zákonů daného státu a příslušné výdajové politiky zaměstnavatele. Mohlo by to být užitečné pro velké organizace, které běžně každodenně vynakládají obrovské výdaje a pomáhají zefektivnit celkový proces.