Šablona databáze pro Excel
V moderním světě máme spoustu softwaru pro práci s databází. Konečná analýza sofistikovaného softwaru bude nakonec provedena pouze s tabulkami. Pokud jste malý podnik a nemůžete si dovolit moderní software, nemusíte se bát, protože v samotné tabulce aplikace Excel můžeme vytvořit databázi vašich obchodních dat. Koneckonců, otázka zní, jak můžeme vytvořit databázi v excelové tabulce? V dnešním článku vám ukážeme způsob vytváření šablony databáze Excel.
Jak vytvořit šablonu databáze pro Excel?
Níže uvádíme několik příkladů vytvoření šablony databáze v aplikaci Excel.
Příklad č. 1 - Vytvoření šablony prodejní databáze
Prodej je způsob generování výnosů pro společnost. Finance hrají zásadní roli v hladkém fungování podnikání. Velmi důležité je také sledování vašich prodejních záznamů. Nyní si ukážeme, jak vytvořit šablonu „Prodejní databáze“ v aplikaci Excel.
Krok 1: Když přijde obchod nebo obchodní návrh, musíme se rozhodnout o druhu prvků, které potřebujeme zaznamenat jako součást prodeje. Mít všechny druhy informací je obecně dobrá volba, ale pokud data mohou přidat váš seznam nevyžádaných zpráv, odstraňte zbytečné.
V obecné perspektivě jsem vyplnil níže obecné nadpisy.
Krok 2: Nyní můžeme na základě nadpisu začít vyplňovat údaje pod příslušným nadpisem. Níže jsem vyplnil několik ukázkových údajů.
Jedno z palcových pravidel databáze je, že by mělo být ve formátu tabulky v aplikaci Excel a každá tabulka by měla mít svůj vlastní jedinečný název.
Při vytváření databáze, jakmile jsou záhlaví dat opravena, musíme převést formát do formátu tabulky. Takže v aplikaci Excel musíme toto převést pouze na tabulku.
Abychom mohli vytvořit tabulku, musíme dodržovat určitá pravidla. Níže jsou uvedena určitá pravidla.
Záznamy databáze by neměly obsahovat žádné prázdné řádky a prázdné sloupce.
Tyto druhy databázových formátů jsou nebezpečné, zvláště když máme obrovské záznamy, se kterými můžeme pracovat.
Jedním z důvodů, proč se těmto prázdným řádkům a sloupcům vyhnout, je techničnost tabulky. V okamžiku, kdy tabulka rozpozná prázdný řádek nebo prázdný sloupec. Předpokládá, že se jedná o konec databází, a vede k nesprávnému shrnutí čísel.
Krok 3: Chcete-li vytvořit tabulku, umístěte kurzor do dat a stisknutím kláves Ctrl + T otevřete dialogové okno pro vytvoření tabulky.
V tomto okně zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko „Můj stůl má záhlaví“, protože naše databáze má záhlaví; jinak aplikace Excel zachází s hlavičkami pouze jako součást datových záznamů.
Krok 4: Nyní vypadá váš stůl tak, jak je uvedeno níže.
Protože vytvořil tabulku s vlastní barvou a formátováním tabulky.
Můžeme změnit výchozí styl tabulky. Umístěním kurzoru dovnitř tabulky zobrazíte novou kartu na pásu karet jako „Návrh“. V sekci „Design“ vidíme spoustu možností.
V části Styly tabulky vyberte druh stylu tabulky, který chcete použít v databázi.
Po vytvoření tabulky musíme tabulku pojmenovat, abychom jí dali jedinečný název. V části Návrh můžeme tabulky pojmenovat pouze my.
Nyní můžeme tuto databázi odkázat pomocí tohoto názvu tabulky „SalesRecords“.
Jelikož se jedná o formát tabulky do databáze, všechny nové záznamy zadané pod posledním záznamem budou aktualizovány na tuto tabulku samotnou.
Na výše uvedeném obrázku jsem zadal další sériové číslo jako 12; pokud teď stisknu klávesu Enter, bude tento řádek přenesen pouze do tabulky.
Stejně jako pomocí tabulky aplikace Excel můžeme vytvářet vlastní databáze.
Příklad č. 2 - Šablona Excel databáze zákazníků
Vytvoření šablony Excel databáze zákazníků je velmi klíčové pro každé podnikání. Při vytváření šablony databáze v aplikaci Excel je důležité se rozhodnout, jaký druh informací o zákaznících musíme shromažďovat.
Níže uvádíme běžné podrobnosti, které obvykle shromažďujeme ohledně zákazníků.
Vyplňte podrobnosti na základě nadpisů.
Podobně vytvořte formát tabulky pro databázi.
Při shromažďování neustále zadávejte podrobnosti o zákazníkovi a vaše tabulka se automaticky rozšiřuje, jak se databáze zvyšuje.
Věci k zapamatování
- Vždy je dobrým zvykem udržovat data ve formátu tabulky, protože je možné použít automatické odkazování na formát tabulky, jakéhokoli přidání a odstranění řádků a sloupců.
- Vždy dejte tabulce jedinečný název.
- Pokud jste v MS Access dobří, nahrajte soubor do MS Access.
