Význam nákupní objednávky
Objednávka slouží jako právní dokument mezi kupujícím a prodávajícím, přičemž kupující zašle tuto smlouvu s podrobnostmi o zboží a službách, datu dodání, platebních podmínkách podle smlouvy atd. Prodávající obvykle nabízí úvěr kupující bez jakéhokoli rizika, protože kupující je ze zákona povinen zaplatit po dodání zboží a služeb.
Typy
Existují čtyři typy objednávek:
- Standardní PO - Jsou široce používány, většinou použitelné pro jednorázové požadavky. Tyto objednávky se používají, když je třeba objednávky doručit v určité datum a čas.
- Plánovaná objednávka - V této objednávce je zmíněna každá běžná věc, ale plánované datum dodání je předběžné.
- Deka PO - V této objednávce je cena, množství, datum dodání předběžné. Jsou uvedeny pouze podrobnosti o produktech a určité podmínky. Další podrobnosti jsou uvedeny při konečném vydání nákupní objednávky.
- Smlouva na objednávku - U tohoto typu jsou stanoveny pouze podmínky smlouvy, nic jiného není uvedeno a v budoucnu se vytvářejí standardní nákupní objednávky s odkazem na tento CPO.
Jak používat nákupní objednávku?
- Nejprve kupující zašle objednávku na papíře nebo elektronicky prodejci nebo prodejci s podrobnými údaji o požadované objednávce.
- Pokud prodejce zjistí, že může objednávku splnit, zašle se kupujícímu potvrzení.
- Prodejce / prodejce připraví objednávku vytažením požadovaných produktů nebo přidělením požadovaného personálu k poskytování služeb.
- Poté je produkt odeslán kupujícímu nebo jsou poskytnuty služby. Je uveden na dodacích listech produktů pro snadnou identifikaci a sledování.
- Po odeslání produktu nebo poskytnutí služeb prodávající zašle kupujícímu fakturu s jedinečným číslem; číslo nákupní objednávky bude uvedeno na faktuře také pro účely párování.
- Kupující provede platbu za fakturu podle podmínek nákupní objednávky a smlouvy sjednané oběma stranami na začátku.
Příklad nákupní objednávky
Společnost ZYX potřebovala 100 jednotek produktu A v dohodnuté sazbě 50 $ za jednotku. Odešle nákupní objednávku prodejci LML, PO uvedlo požadované množství, cenu a další podmínky. Prodejce LML odeslal objednávku v den dodání a odeslal fakturu. Společnost ZYX ověřila dodaný produkt, shodovala se s číslem objednávky a provedla platbu ve výši 5 000 $ za 30 dní podle platebních podmínek uvedených v objednávce.
Formát nákupní objednávky
Zde je uveden jednoduchý formát objednávky. Další informace lze zaznamenat ve formátu jiné společnosti podle konkrétního požadavku.
Tuto šablonu si můžete stáhnout z této stránky - Šablona nákupní objednávky.
V objednávce jsou obvykle uvedeny níže uvedené informace:
- Podrobnosti o produktech a službách požadovaných kupujícím.
- Názvy značek, číslo SKU, číslo modelu atd. Pro produkty a služby.
- Množství produktu a doba trvání požadovaných služeb.
- Cena za jednotku za produkt a služby.
- Očekávané datum doručení
- Místo dodání, tj. Místo, kam je třeba produkty odeslat.
- Fakturační adresa
- Platební podmínky, jako je úvěrové období, slevy a další podmínky.
Výhody
- Pomáhá vyhnout se duplicitní objednávce, protože pomáhá sledovat, co bylo objednáno a zaplaceno.
- Slouží jako právní dokument a pomáhá předcházet sporům.
- Pomáhá při zlepšování zásob i finanční přesnosti.
- Pomáhá také při sestavování rozpočtu, protože se požaduje, aby prostředky byly k dispozici před zadáním objednávek.
- Nakonec také pomáhá při rychlejším plánovaném doručení, kdykoli to kupující potřebuje.
Nevýhody
- Vytváření nákupních objednávek pro každý malý i velký nákup vede ke spoustě papírování a manuálnímu úsilí.
- Kreditní karty mohou sloužit k dokumentaci v případě menších položek, a tak eliminovat potřebu PO.
