Co jsou záznamy o mzdách?
Mzdový záznam lze definovat jako seznam všech zaměstnanců této společnosti, ve kterém jsou zaznamenávány veškeré informace týkající se plateb provedených zaměstnancům, na které mají nárok, jako jsou platy, mzdy, bonusy, daně atd. Interval může být řádná stopa každé platby, která je těmto zaměstnancům vyplacena z pohledu zaměstnavatele, a pokud dojde k rozporu, lze na to snadno poukázat ze záznamů.
Vysvětlení
Mzdové záznamy tvoří cokoli a vše, co souvisí s informacemi o zaměstnancích společnosti. Zobrazuje částku, za kterou dostávají zaměstnanci výplatu během každého časového období. Časové období se u jednotlivých společností liší. Může to být denní, týdenní, dvoutýdenní, poloměsíční, měsíční nebo libovolné časové období, které vyhovuje výplatnímu období společnosti.
Jaké informace jsou obsaženy v mzdovém záznamu?
- Nejdůležitější informací je hrubá mzda, což je hlavní částka v ruce, která se zobrazí jako první, než z ní odečtete jakýkoli odpočet. Hrubá mzda se vypočítá vynásobením hodinové sazby mzdy počtem odpracovaných dnů.
- Další informací by byly odpočty, které jsou dvou typů, jako jsou povinné odpočty a dobrovolné odpočty. Existuje několik daní, jako je daň z povolání, příspěvek na penzijní fond z podílu zaměstnance atd.
- Poslední je čistá mzda, což je konečná částka po provedení všech odpočtů připsaných na účet zaměstnance.
Jak získat záznam ze mzdy?
Zaměstnanec může kdykoli získat svůj mzdový záznam tím, že písemně nebo ústně požádá svého zaměstnavatele, aby mu poskytl mzdové údaje. Zaměstnavatel musí odpovědět na žádost personálu a měl by mu poskytnout podrobnosti ve stanovené lhůtě ode dne obdržení žádosti. Zaměstnavatel však musí na žádost zaměstnanců o mzdové záznamy odpovědět do 21 dnů.
Jak dlouho uchovávat certifikované mzdové záznamy?
Certifikovaný mzdový záznam by měl zaměstnavatel uchovávat po dobu nejméně tří let podle zákona Fair Labour Standards Act (FLSA) s další dokumentací, jako jsou záznamy o prodeji a nákupu atd. Záznamy, na kterých je evidován výpočet mzdy, by měly být uchovávány po dobu dvou let , tj. časové karty, tabulky mzdové sazby, práce, časové plány a různé další záznamy o sčítání a odčítání od mezd a platů.
Tyto záznamy by měly být otevřeny k nahlédnutí odpovědnému divizi, který může požádat zaměstnavatele o provedení nezbytných změn. Tyto záznamy by měly být uchovávány v ústřední evidenční kanceláři / v místě zaměstnání.
Výhody
- Systém nám poskytuje snadné výpočty, díky nimž je celý mechanismus odměňování velmi přehledný.
- To usnadňuje přesnost, aby bylo možné vyplatit správnou částku, a nezvýší to žádné další nesrovnalosti.
- Počítačový mzdový systém snižuje pravděpodobnost chyb a usnadňuje tok dat a informací, kterým lze důvěřovat a které lze znovu použít.
- Tento systém má příslušnou strukturu pro odpočty a platby, které se automaticky nastaví v záznamu, který se použije k výpočtu platů / mezd.
- To lze považovat za bezpečnou záložní možnost a veškeré informace požadované zpětně; záznamy pak mohou být užitečné.
- Evidence mzdového systému obnovuje víru zaměstnanců v to, že pro jejich výdělky je zachována řádná organizovaná a zdokumentovaná forma a bude proveden jakýkoli odpočet, který bude prokázán. Pokud by zaměstnanec v budoucnu požadoval mzdový záznam, byla by společnost v pozici, kdy by mu mohla poskytnout řádnou zálohu, která má k dispozici.
- Tento systém je velmi nákladově efektivní mechanismus, jehož prostřednictvím lze sledovat každý penny zaplacený / odečtený zaměstnanci. Systém poskytuje organizaci zpět, pokud jde o správné udržování dat a zabránění organizacím v budoucích potížích.
- Jelikož je systém z předchozího bodu velmi nákladově efektivní, do značné míry šetří čas, protože neumožňuje žádné nesrovnalosti a zamezuje duplicitě práce. Pro každé pevné období intervalu umožňují správná data organizaci bezchybnou budoucnost práce.
- V případě jakékoli inspekce / auditu / kontroly spolehlivosti, pokud jakýkoli orgán požaduje jakékoli personální záznamy, může to být důkaz. Nebude to jen zachránce dobře udržovaného systému, ale také to bude mít vliv na dobrou vůli společnosti.
- To může být hlavní nástroj pro předpovídání společnosti. Hlavní část zisku společnosti jde do vyplácení mezd a mezd zaměstnancům. Pokud lze odhadnout rozpočet na budoucí období, může to být skvělý nástroj pro předpovídání budoucích nákladů a rozpočtů pro společnost.
- Organizace může dobře plánovat své náklady a podle toho vytvářet rezervy / investice.
Nevýhody
- Data a informace, které obsahuje mzdový záznam, mohou být ohroženy z hlediska zabezpečení dat, krádeží nebo úniku dat. Citlivé informace lze otevřít, pokud nejsou dobře chráněny.
- Druhou nevýhodou mohou být počítačové podvody, které jsou v dnešní době téměř běžné. Rivalita mezi společnostmi může být kořenovým zdrojem tohoto problému.
- Přístup / řízení informací nelze poskytnout všem. S informacemi by měl být obeznámen pouze odpovědný pracovník mzdového záznamu. Osoba by měla být dostatečně důvěryhodná, aby neunikla z citlivých údajů společnosti.
- V neposlední řadě mohou být nevýhodou související náklady. Software, zkušený operátor a infrastruktura potřebná k nastavení systému evidence mezd jsou obrovské a to může představovat překážku pro setkání několika organizací.
