Nástroje pro audit v aplikaci Excel - Top 5 typů nástrojů pro kontrolu vzorců v aplikaci Excel

Obsah

Nástroje pro audit vzorců v aplikaci Excel

Nástroje pro audit vzorců v aplikaci Excel

Jak všichni víme, MS Excel se používá hlavně a je známý svou funkcí, vzorci a makry. Ale co když se nám při psaní vzorce dostane nějaký problém, nebo nebudeme schopni získat požadovaný výsledek v buňce, protože jsme funkci nezformulovali správně. Proto MS Excel poskytuje mnoho vestavěných nástrojů pro kontrolu vzorců a řešení problémů se vzorci.

Nástroje, které můžeme použít pro auditování a řešení problémů se vzorci v aplikaci Excel, jsou:

Stopové precedenty
Sledujte závislé
Odebrat šipky
Zobrazit vzorce
Kontrola chyb
Vyhodnoťte vzorec

Příklady nástrojů pro audit v aplikaci Excel

Dozvíme se o každém z výše uvedených nástrojů auditu, jeden po druhém, pomocí několika příkladů v aplikaci Excel.

# 1 - Stopové precedenty

Předpokládejme, že máme v buňce D2 následující vzorec pro výpočet úroku pro účet FD v bance.

Pokud chceme zkontrolovat precedenty pro vzorec, můžeme stisknutím klávesy F2 přejít do režimu úprav po výběru požadované buňky, aby byly buňky precedentů ohraničeny různými barvami a ve stejné barvě je zapsán odkaz na buňku.

Vidíme, že A2 je v buňce vzorce napsán modrou barvou a se stejnou barvou je buňka A2 ohraničená.

Stejně,

Buňka B2 má červenou barvu.

Buňka C2 má fialovou barvu.

Tento způsob je dobrý, ale máme pohodlnější způsob kontroly precedentů pro buňku vzorce.

Dohledat precedenty, můžeme použít ‚Trace precedentů‘ příkaz ‚vzorců‘ skupinou pod ‚formule‘ kartě.

Musíme vybrat buňku vzorce a poté kliknout na příkaz „Trasovat precedenty“ . Poté můžete vidět šipku, jak je znázorněno níže.

Vidíme, že předchozí buňky jsou zvýrazněny modrými tečkami.

# 2 - Odebrat šipky

Chcete-li odstranit tyto šipky, můžeme použít ‚Odstranit šípy‘ příkaz ‚revizní Formula‘ skupiny v rámci ‚formule‘ kartě.

# 3 - Sledování závislých

Tento příkaz se používá ke sledování buňky, která je závislá na vybrané buňce.

Použijme tento příkaz na příkladu.

Předpokládejme, že máme čtyři částky, do kterých můžeme investovat. Chceme vědět, kolik úroků můžeme vydělat, pokud investujeme.

Vidíme, že na výše uvedeném obrázku jsme použili vzorec pro výpočet úroku s částkou 1 a určili jsme úrokové procento a dobu trvání v roce.

Zkopírujeme vzorec a vložíme jej do sousedních buněk pro částku 2, částku 3 a částku 4. Je možné si všimnout, že jsme použili absolutní odkaz na buňku pro buňky G2 a I2, protože nechceme, aby se tyto odkazy změnily při kopírování a vkládání.

Nyní, pokud chceme zjistit, zda buňky, které jsou závislé na G2 buňky, pak budeme používat 'Trace vyživované příkaz k dispozici v ‚vzorců‘ skupinou pod ‚formule‘ kartě.

Vyberte buňku G2 a klikněte na příkaz 'Trace Dependents' .

Na výše uvedeném obrázku vidíme čáry šipek, kde šipky označují, které buňky jsou na buňkách závislé.

Nyní odstraníme čáry šipek pomocí příkazu 'Odebrat šipky' .

# 4 - Zobrazit vzorce

Tento příkaz můžeme použít k zobrazení vzorců napsaných v listu aplikace Excel. Klávesová zkratka pro tento příkaz je 'Ctrl + ~.'

Na následujícím obrázku vidíme vzorce v buňce.

Vidíme, že místo výsledků vzorce můžeme vidět vzorec. U částek není formát měny viditelný.

Chcete-li tento režim deaktivovat, stiskněte znovu „Ctrl + ~“ nebo klikněte na příkaz „Zobrazit vzorce“ .

# 5 - Kontrola chyb

Tento příkaz se používá ke kontrole chyby v zadaném vzorci nebo funkci.

Vezměme si příklad, abychom tomu porozuměli.

Podívejte se na níže uvedený obrázek, kde máme chybu ve funkci použité pro výsledek.

Abychom tuto chybu vyřešili, použijeme příkaz „Kontrola chyb“ .

Kroky by byly:

Vyberte buňku, do které je zapsán vzorec nebo funkce, a klikněte na „Kontrola chyb“.

Když klikneme na příkaz, zobrazí se následující dialogové okno s titulkem „Kontrola chyb“.

Ve výše uvedeném dialogovém okně je vidět, že došlo k chybě neplatného jména. Vzorec obsahuje nerozpoznaný text.

Pokud tuto funkci používáme nebo vytvoříme vzorec poprvé, můžeme kliknout na tlačítko „Nápověda k této chybě“ , které otevře stránku nápovědy pro tuto funkci v prohlížeči, kde uvidíme všechny související informace online a pochopit příčinu a najít všechna možná řešení.

Když nyní klikneme na toto tlačítko, najdeme následující stránku.

Na této stránce se dozvídáme o chybě, ke které tato chyba nastane, když

Vzorec odkazuje na název, který nebyl definován. To znamená, že název funkce nebo pojmenovaný rozsah nebyl dříve definován.
Vzorec má v definovaném názvu překlep. To znamená, že došlo k chybě při psaní.

Pokud jsme tuto funkci použili dříve a víme o této funkci, můžeme kliknout na tlačítko „Zobrazit kroky výpočtu“ a zkontrolovat, jak bude výsledkem vyhodnocení funkce chyba.

Pokud klikneme na toto tlačítko, zobrazí se následující kroky:

Následující dialogové okno se zobrazí, když klikneme na tlačítko „Zobrazit kroky výpočtu“ .

Po kliknutí na tlačítko „Vyhodnotit“ bude podtržený výraz, tj. „IIF“, vyhodnocen a poskytne následující informace zobrazené v dialogovém okně.

Jak vidíme na obrázku výše, výraz „IIF“ je vyhodnocen jako chyba, což je „#NAME?“. Nyní byl podtržen další výraz nebo reference, tj. B2. Pokud klikneme na tlačítko „Step In“ , můžeme také zkontrolovat vnitřní podrobnosti kroku a vyjít stisknutím tlačítka „Step Out“ .

Nyní klikneme na tlačítko „Vyhodnotit“ a zkontrolujeme výsledek podtrženého výrazu. Po kliknutí získáme následující výsledek.

Po kliknutí na tlačítko „Vyhodnotit“ získáme výsledek použité funkce.

Ve výsledku jsme dostali chybu a jak jsme krok za krokem analyzovali funkci, dostali jsme vědět, že v „IIF“ je nějaká chyba . K tomu můžeme použít příkaz „Vložit funkci“ ve skupině „Knihovna funkcí“ na kartě „Vzorce“.