Co je překročení nákladů?
Překročení nákladů, známé také jako překročení rozpočtu, je scénář, kdy náklady na projekt nebo podnik mají tendenci se zvyšovat nad to, na co byly rozpočtovány, a mohou být způsobeny nárůstem nákladů v důsledku nesprávného rozpočtování nebo podhodnocení skutečných nákladů na účet některých nepředvídaných scénářů, které nebyly zohledněny během procesu sestavování rozpočtu.
Vlastnosti
- Překročení nákladů obvykle převládá v infrastrukturních, stavebních a IT projektech, které během své fáze dokončení projektu vidí spoustu neočekávaných nákladů.
- Jsou primárně způsobeny třemi faktory, jako jsou politické důvody, psychologické důvody a technické důvody.
- Je to především kvůli nedostatku financování, nedostatečné koordinaci, neplánovaným nákladům nebo zpožděním projektu.
- Vždy je to nejisté a rozpočtování pro to samé není možné. Předpokládá se, že k tomu dojde, když určité fáze projektu nebo podnikání mají tendenci překročit skutečné rozpočtované náklady.
- Měření překročení nákladů se u různých průmyslových odvětví nebo společností liší.
Druhy překročení nákladů
# 1 - Odhady
Náklady týkající se podnikání mohou být podhodnoceny kvůli faktorům, jako je osobní zaujatost a komplikované postupy spojené s dokončením úkolu. Můžeme použít metodiku předpovídání referenčních tříd, abychom zvýšili šance na odvození přesnějších odhadů. Problém je v tom, že nejlepší předpovědi se mohou při výpočtu dokonalého odhadu ukázat jako špatné, a proto je udržování nepředvídané události jako součásti rozpočtu vždy dobrým postupem, jak v budoucnu čelit nepříznivým scénářím.
# 2 - Riziko
Rizikem může být jakýkoli scénář, kterému nemůžeme přiřadit pravděpodobnost. Nelze je předvídat dříve a někdy nejsou pod kontrolou podnikání, jako je přírodní kalamita, která může oddálit dokončení projektu nebo výkon dodavatele, což může nakonec ublížit podnikání. Správný plán řízení rizik může podniku do jisté míry pomoci zmírnit riziko, ale riziko představuje primární typ, kterému čelí každý podnik nebo projekt.
# 3 - Scope Creek
Rozsahový potok je definován jako příležitosti, kdy se v projektu nebo v podnikání vyskytnou nepočítané aktivity, které nebyly zahrnuty do rozpočtu nebo skutečných nákladů. Může se to stát, když vedení pokračuje v přidávání funkcí do projektu podle toho, jak se to vyvíjí nebo vyžaduje, nebo v případech, kdy je projektový tým příliš kreativní a začne se začleňováním nezdokumentovaných aktivit. Řízení a kontroly projektů jsou primárně navrženy tak, aby zabránily těmto scénářům neustálým přehodnocováním rozpočtu.
# 4 - Eskalace nákladů
Zvyšování nákladů souvisí spíše s ekonomickými faktory, jako je inflace, které mohou zahrnovat růst ceny konkrétní položky za období, které nebylo zahrnuto do původního rozpočtu.
Jak zabránit překročení nákladů?
- Tradiční techniky zahrnují použití nástrojů pro správu projektů, jako je PRINCE, i když výsledky nejsou zaručeny.
- V současném scénáři přebírají modernější nástroje a aplikace, jako je Agile, tradiční techniky, které pomáhají podnikům řešit překročení nákladů.
- Podnikání jako jednotka by mělo plánovat proaktivně a zahrnovat několik scénářů, které mohou vést k takovému překročení.
- Měsíční nebo čtvrtletní prognóza je nutností pro zohlednění změn skutečností ve srovnání s rozpočtem a odpovídajícím způsobem plánovat.
- Podnik by měl během fází plánování projektu věnovat velkou pozornost, protože slouží jako základ.
- Schopnost dodavatele provádět a doručovat je třeba důkladně zkontrolovat v době pronájmu dodavatele.
- Podnik by si měl procvičit používání moderních plánovacích nástrojů a grafů pro lepší kontrolu nákladů.
- Vedoucí projektu vyžaduje, aby projekt neustále sledoval a kontroloval.
- Zúčastněné strany projektu nebo podniku by měly být vždy informovány o měnících se scénářích, aby byly na stejné stránce, a tímto způsobem může podnik využít jejich znalosti.
- Boj s rozsahem potoka je nutností a podniky musí vidět, že zůstávají v rozsahu, který byl původně plánován.
Příčiny
- Náklady, které jsou neplánované: Nepředvídané scénáře mohou přinést několik aktivit, které nebyly původně zahrnuty do plánu nebo rozpočtu. Může to být z technických, politických nebo psychologických důvodů.
- Porucha komunikace: Nedorozumění mezi dvěma odděleními nebo zúčastněnými osobami může způsobit zbytečné náklady.
- Změna v rozsahu projektu: Událost, která vede k Creek Creek, je jedním z hlavních důvodů. Rozsahový potok je definován jako příležitosti, kdy se v projektu nebo v obchodě vyskytnou neočekávané aktivity, které nebyly zahrnuty do rozpočtu nebo skutečných nákladů.
- Podcenění složitosti projektu: Některé fáze projektu nebo podnikání jsou tak složité, že jejich správné sestavení rozpočtu je někdy obtížná práce. Pravděpodobněji jde o velké a drahé projekty.
- Nedostatečné financování: Financování slouží jako páteř každého podnikání nebo projektu. Nedostatek kapitálu může nakonec vést k překročení nákladů, kde může projekt nebo podnik čelit krizi financování svých společných aktivit.
- Nedostatek zkušeností s vedením: Relativně nezkušené řízení nebo neefektivní řízení může vést k nesprávnému plánování projektu a nepřesnému rozpočtování projektu. Projekt se tak v průběhu času může stát obětí nesprávného rozpočtování a může dojít k překročení nákladů.
- Absence pohotovostního plánu: Podnikání také trpí, když neexistuje plánování zálohování nebo pohotovostní plán pro nevyhnutelné scénáře. Plán zálohování je nutností, zejména u velkých projektů, protože některé odchylky od obvyklých rozpočtovaných nákladů mohou stát miliony.
- Zpoždění projektu: Zpoždění v dokončení projektu od jeho obvyklého plánovaného dokončení nakonec vede k překročení nákladů, protože ty aktivity, které přesahují termín dokončení, nebyly v rozpočtu zohledněny.
Prevence překročení nákladů
# 1 - Správné plánování
Plánování slouží jako samotná základna každého projektu nebo podniku a nejlepším způsobem, jak zabránit překročení nákladů, je naplánovat ho ještě před provedením projektu. Čím přesnější jsou odhady, tím větší je šance, že se projekt drží svého rozpočtu.
# 2 - Znalost prodejců
Prodejci musí být před přijetím důkladně posouzeni. Aby se zabránilo nejhorším scénářům, měl by projekt a podnik získat úplné znalosti o jejich schopnostech a zkušenostech v oboru. Před upevněním vztahu s prodejcem je nutná náležitá náležitá péče.
# 3 - Vyhněte se Scope Creek
Mnoho nenáležitých aktivit by v projektu nemělo najít místo a podnikání nebo projekt by měl zůstat v původním rozsahu projektu s minimální odchylkou od plánu.
# 4 - Použití nástroje pro plánování projektu
Aby bylo možné monitorovat a řídit projekt, mělo by být implementováno použití moderních nástrojů, jako je Ganttův graf Excel nebo šablona pro sledování projektu, aby si projektový manažer byl vědom každé fáze projektu a pravděpodobnosti překročení nákladů.
Závěr
Toto je nevyhnutelný scénář, kterému čelí každý podnik nebo projekt, ale jak ho minimalizovat nebo zmírnit, hodně záleží na vedení nebo projektovém manažerovi. Proaktivní přístup může podniku pomoci snížit pravděpodobnost překročení nákladů správným plánováním a důkladnou analýzou odhadů.
