Co jsou knihy původního zápisu?
Knihy původních záznamů, nazývané také jako první účetní knihy, jsou místa, kde se zaznamenávají celé záznamy deníku a uchovávají se se všemi podpůrnými dokumenty a podrobnostmi transakcí, což poskytuje existenci a přesnost finanční transakce zaúčtované před tím, než je překódovat nebo přenést do jednotlivých knih.
Vysvětlení
Původní záznamy znamenají počáteční zápis do deníku transakce vedený společně s podpůrnými dokumenty a podrobnostmi týkajícími se transakce. Vede záznamy o všech typech transakcí, jako jsou výdajové poukázky, faktury, hotovostní transakce, bankovní transakce atd. Když jsou všechny podrobnosti transakcí zaznamenány v knihách původního záznamu, pak lze stejnou transakci dále zaúčtovat v jednotlivých knihách upravující typ transakcí.
Příklad knih původního zápisu
Jako různé typy může existovat několik příkladů pro stejný. Některé z těchto příkladů mohou být:
- Peněžní deníky: Knihy původního zápisu, kde jsou zaznamenávány a udržovány všechny typy plateb a příjmů prováděných prostřednictvím hotovosti. Po dobu záznamu záznamu je každá transakce, která zahrnuje přesun hotovosti z organizace nebo z ní, zaúčtována v peněžních denících se všemi podpůrnými doklady nebo důkazy.
- Bankovní deníky: Stejně jako peněžní deníky jsou i bankovní deníky udržovány pro období, které obsahuje všechny transakce zahrnující přesun částek z bankovních účtů organizace.
- Sales Journals: Sales journals are the books where original entries of every transaction directly related to the sales revenue of the organization.
- Nákupní deníky: Nákupní deníky jsou knihy, ve kterých se původní položky transakce vztahují k nákupům.
Druhy knih původního zápisu
Obecně se jedná o dva typy, zobrazené následovně:
# 1 - Zvláštní časopisy
Special Journals jsou speciální knihy původního zápisu, kde jsou připraveny samostatné deníky pro různé povahy transakcí. Poté, co jsou všechny transakce zaúčtovány v samostatných knihách, jsou tyto transakce nebo řekněme zůstatky převedeny do jejich jednotlivých a samostatných knih. Příklady takových časopisů jsou -
- Prodejní deník: Slouží k zaznamenání transakce prodejních faktur, když bylo zboží prodáno na úvěr.
- Nákupní deník: Používá se k zaznamenávání transakcí nákupů pro organizaci, když bylo zboží zakoupeno od dodavatelů na úvěrovém základě.
- Pokladní deník nebo pokladní kniha: Používá se k zaznamenání platby nebo potvrzení provedeného v hotovosti.
- Deník prodeje a vrácení nákupu: Slouží k zaznamenávání údajů o vrácení prodeje a vráceném nákupu. Atd.
# 2 - Obecný deník
Obecné deníky jsou deníky, které se používají k zaznamenávání transakcí, které se nezaznamenávají do žádného zvláštního deníku nebo snadněji; dalo by se to říci jako vstupní knihy transakcí, které nejsou způsobilé pro žádné zvláštní nebo konkrétní vstupní knihy.
Součásti
Vzhledem k tomu, že knihy původního záznamu ukládají transakce, stejně jako podrobnosti transakcí, některé určené komponenty, je nutné uvést při zaúčtování transakce do knih. Jedná se o následující komponenty:
- Datum transakce: Před zaznamenáním transakce do deníku je nutné zmínit datum, ke kterému stejná transakce proběhne nebo je zaznamenána v účetních knihách. V případě, že je deník veden s ohledem na datum, doporučujeme transakci zadat do funkce správného data.
- Relevantní strana a podrobnosti transakce: V případě, že se transakce zaznamenávají do zvláštního deníku, měla by transakce uvést stranu, u které byla kreditní transakce provedena, tj. Dodavatele v případě transakce nákupu, ale v případě, že je transakce zaúčtována v obecný deník transakce by měl uvádět podrobnosti o příslušných stranách.
- Vyprávění: Vyprávění o transakci poskytuje podrobnosti o transakci a zároveň vysvětluje, proč je transakce nebo povaha transakce krátká.
- Poskytněte odkaz na původní dokument: Měl by poskytnout odkaz na původní dokument, na jehož základě byla transakce zaúčtována, tj. Číslo faktury v případě nákupu atd.
- Peněžní údaje: V záznamu by měla být uvedena peněžní částka spojená s transakcí.
- Poskytněte účet hlavní knihy: Měl by zmínit příslušný účet hlavní knihy, ve kterém by byla stejná transakce zaúčtována po úspěšném úplném zaznamenání do původních knih.
Výhody
- Díky vedení záznamů v knihách původního záznamu se do knih zaznamenávají denní transakce a snižuje se tak pravděpodobnost opomenutí jakékoli transakce.
- Vzhledem k tomu, že knihy udržují všechny podrobnosti transakce, stejně jako shrnutí transakce ve vyprávění, jakoukoli chybu v transakci lze snadno identifikovat během poštovného v účtu jednotlivých knih.
- Transakce se zaznamenávají v chronologickém pořadí, takže je relativně snazší je kategorizovat a převést do příslušných účetních knih.
Nevýhody
- Deníky jsou objemné a mají spoustu svazků, díky nimž je manipulace s daty velmi obtížná.
- Není snadné najít konkrétní transakci, pokud daná osoba nezná datum transakce.
- Následné zaúčtování všech transakcí do jednotlivé účetní knihy trvá hodně času.
Závěr
Knihy originálního záznamu pomáhají organizaci zaznamenávat transakce denně se všemi podpůrnými informacemi a podrobnostmi. Pomáhá udržovat transakce v pořadí předlisku a jejich uspořádání v chronologickém pořadí umožňuje udržovat data a snižuje se chyba nebo opomenutí transakce. Vždy pomáhá při sledování toku dat z finančních výkazů do hlavních deníkových účtů.
