Plná forma GRN - poznámka o přijetí zboží
Plná forma GRN je Poznámka o přijetí zboží. GRN označuje obchodní dokument, který vyplní zákazník v době přijetí zboží od prodávajícího k potvrzení přijetí veškerého zboží, jak bylo dohodnuto mezi zúčastněnými stranami, a často se porovnává s objednávkou (PO ) před vystavením platby prodejci zboží.
Vlastnosti GRN
Ve výrobě a jiných organizacích, kde organizační proces zahrnuje přepravu zboží z jednoho místa na druhé nebo přepravu z vnějšího trhu do skladu, hraje velmi důležitou roli potvrzení o přijetí zboží. Někdy může být doba zpracování pomalá od obvyklé, kterou lze vysledovat z dokladu o přijetí zboží.
Jednou z důležitých vlastností dokladu o přijetí zboží je, že při přepravě zboží do skladu bere vedoucí obchodu tento doklad jako důkaz, zda zboží odpovídá požadovanému množství, zda je požadované množství uvedeno v poznámce je skutečně přijat nebo ne. Doklad o přijetí zboží se proto také stává důkazem a stává se auditní stopou.
Co je třeba zahrnout do poznámky o přijetí zboží?
Obvykle je v organizaci předtisk potvrzení o příjmu zboží z oddělení obchodu. Vedení by je proto mělo řádně proškolit, pokud jde o to, co je třeba zahrnout do dokladu o přijetí zboží. Následující seznam je připraven o důležitých věcech, které mají být zahrnuty do GRN:
- V horní části GRN je uvedeno jméno dodavatele zboží.
- Za ním následuje datum a čas vydání a datum a čas přijetí zboží oddělení obchodu.
- Správná adresa místa, kam má být zboží přepraveno a kam má být zboží doručeno, spolu se správným PIN kódem.
- Popis přepravovaného zboží a množství každého druhu produktu, sazba a cena zboží.
- Konec GRN se provádí podpisem a jménem oprávněného personálu dodavatele a vedoucího skladu a prodavače, který má zboží převzít.
Proces GRN
Toto je proces GRN:
- Příjem faktury a výzvy a vykládka zboží do obchodů.
- Fyzické ověření počtu přijatého zboží spolu s popisem zboží.
- Pokud je zboží sporné nebo má malé množství, je kontaktován dodavatel s žádostí o schodek.
- Po kontrole množství se provede test kvality.
- Challan učiní potvrzení a zašle jej dodavateli.
- Po výše uvedeném kroku připraví přijímající oddělení GRN v 5 kopiích. Původní pro ně a zbývající pro oddělení nákupu, oddělení účtů, jeden pro vedoucího obchodu a jeden pro osobu provádějící požadavek na nákup.
- Na základě toho se provádí záznamy do knih obchodů.
Důležitost
- Pro každé účetní oddělení je doklad o přijetí zboží zásadním dokumentem, protože slouží účelu principu objektivity účetnictví. Každý zápis do účetních knih je povinně doložen dokladem v listinné podobě.
- Před provedením jakékoli platby za zboží prodejci je zboží ověřeno pomocí GRN. Aby organizace snížila pravděpodobnost chyb a podvodů, musí také zkontrolovat práci jedné osoby a jedna osoba není zapojena do více než 1 nepřetržitého procesu. Z tohoto důvodu je organizační práce kvůli GRN kontrolována různými lidmi.
- Protože skutečné fyzické množství zboží je kontrolováno pomocí dokladu o přijetí zboží, platba se provádí pouze za skutečně přijaté. Dochází tedy k zamezení neoprávněné platby.
- Tento dokument také hraje důležitou roli v dodavateli. Dodavatel může pomocí GRN prokázat, že zboží bylo odesláno od jeho konce, protože GRN je oficiální právní dokument a může být přijat jako důkaz u soudu.
Oznámení o přijetí zboží vs Oznámení o odeslání zboží
Rozdíly mezi poznámkou o přijetí zboží a poznámkou k odeslání zboží jsou následující:
- Odesílací oddělení dodavatele vyvolá odeslání zboží (GDN), zatímco přijímací oddělení kupujícího připravuje poznámku o přijetí zboží.
- Bez navýšení GDN nemůže oddělení účtů dodavatele zvýšit fakturu, zatímco bez GRN nemůže oddělení kupujícího provádět platby nebo zápisy do účetních knih.
Výhody
Výhody obdrženého zboží jsou následující:
- Funguje jako důkaz pro auditory, a proto je zahrnut v postupech audit trail.
- GRN zobrazuje skutečné přijaté množství, a proto lze zjistit ztrátu vyšší platby dodavatelům.
- Je to doklad o doručení. Jedná se o právně vymahatelný dokument a lze jej předložit soudu.
- Zaměstnanci logistického týmu se stávají odpovědnými v případě chyb nebo podvodů, protože množství by mělo vždy odpovídat množství GRN. Tým vytváří pocit odpovědnosti a bdělosti.
- Finanční oddělení větších firem mohou tento dokument použít pro účely srovnání, kolik množství zboží je objednáno a kolik bylo skutečně přijato a zapsáno do účetních knih.
Závěr
GRN je zkratka použitá pro zboží, které obdržela poukázku. Jak název napovídá, zboží dostalo poznámku potvrzení o převzetí zboží zákazníkem nebo kupujícím od prodávajícího, které vyplní kupující při skutečném přijetí zboží. Jedná se o oficiální právní dokument a lze jej přijmout jako důkaz u soudu.
