Co je třícestná shoda?
Třícestné párování je koncept, pomocí kterého lze sledovat neoprávněné nákupní transakce prostřednictvím křížové kontroly třemi způsoby, a to přijetí potvrzení objednávky (nákupní objednávky), přijetí objednávky a platnost faktury vygenerované prostřednictvím informací z různých oddělení, aby se eliminovaly neoprávněné transakce a zlepšila vnitřní kontrola.
Vysvětlení
Velké organizace nakupují inventář standardním operačním postupem podle zásad organizace. Proto je dvojitá kontrola nezbytná pro omezení neoprávněných transakcí. Jde o kontrolní opatření k autorizaci platných transakcí. V případě třícestného postupu jsou většinou nákupy kontrolovány prostřednictvím křížového ověření. Pokud dojde v kterémkoli kroku k chybě, nelze částku odečíst z faktury, dokud nebude chyba vyřešena přijetím potvrzení nebo revidovanou fakturou od dodavatele. Je to také jedna z metod řízení rizik, protože je třeba kontrolovat riziko platby neoprávněným osobám nebo proti falešným účtům. Někdy se z toho stane zdlouhavý postup, ale je to nejúčinnější způsob řízení rizika.
Proces třícestného párování
- Standardní provozní postup nákupu zahrnuje objednávání, když zásoby dosáhnou úrovně doobjednání, přijetí nabídky, zpracování nabídek do nákupního oddělení a poté nákupní oddělení rozhodne, že od kterého dodavatele se má nakupovat na základě ceny, kvality a reputace dodavatele a nakonec vystavení nákupní objednávky.
- Na základě objednávky je třeba provést nákupy. Po přijetí nákupní objednávky musí být vystavena objednávka přijetí oddělením správy zásob a poté má být faktura zaslána nákupním oddělením na účetní oddělení za účelem jejich účtování.
- Poté je konečně předána faktura k autorizaci a poté k pokladně nebo pokladnímu oddělení k platbě dodavateli.
Zde před autorizací platby použije osoba zapojená do platby proces třícestného párování.
Proces třícestného párování zahrnuje:
# 1 - Ověření nákupní objednávky
Objednávku je třeba ověřit u nákupního oddělení, aby bylo možné ověřit jméno dodavatele, datum, množství, adresu, platební údaje a částku.
# 2 - Ověření přijetí objednávky
Po ověření nákupní objednávky oddělení hotovosti ověří od oddělení zásob přijetí objednávky tak, aby odpovídalo množství zboží podle faktury a podle stavu zásob.
# 3 - Ověření od oddělení účtů
Po ověření z inventarizačního oddělení je třeba zkontrolovat záznam na účtech, aby se ověřilo množství a množství zaznamenané v knihách.
Pokud faktura odpovídá všem třem krokům ověření, bude autorizována pouze platba a účet bude inkasován.
Příklad třícestného párování
Nákupní oddělení společnosti A Ltd. vydává objednávku na nákup akcií od společnosti ABC & Co., Mexiko, 3 000 kusů, a cena za kus je 100 USD. Objednávka je zadána. Příjem objednávky byl proveden, ale kvůli velkému množství skladovatel v době přijetí objednávky neprovedl křížovou kontrolu. Po kontrole však bylo zjištěno, že bylo přijato pouze 2850 kusů, a faktura je předána oddělení účtů pro účetnictví a oddělení účtů jej dále poskytuje pro inkaso oddělení hotovosti. Určit postup pro třícestné ověření?
Řešení:
Před autorizací faktury k platbě by osoba měla použít následující postup:
1 - Ověření od nákupního oddělení:
Objednávku je třeba ověřit bez ohledu na to, zda je objednávka zadána podle objednávky. V tomto případě je první krok třícestného párování spárován, tj. Objednávka je zadána podle nákupní objednávky.
2 - Ověření ze skladového oddělení:
Oprávněná osoba shromáždí údaje z oddělení zásob. V tomto případě je přijato pouze 2 850 kusů inventáře, takže účet nelze autorizovat k platbě. Autorizovaná osoba dá pokyn skladovému oddělení, aby opravilo vyúčtování od dodavatele.
Oddělení inventáře poté kontaktuje oprávněnou osobu společnosti ABC & Co. ohledně vystavení revidované faktury. Po obdržení revidované faktury bude totéž uvedeno v oddělení účtů pro provádění oprav.
3 - Ověření z účetního oddělení nebo z účetních záznamů:
Po potvrzení revidované faktury od dodavatele ji musí autorizovaná osoba ověřit pomocí účetních záznamů a nakonec autorizovaná osoba autorizuje fakturu k zaplacení.
Tímto způsobem je krátký příjem identifikován a opraven.
Použití třícestného párování
- Ve třech organizacích se proces párování používá ve velkých organizacích.
- Používá se také tam, kde existují různá oddělení zpracovávající různé funkce.
- Používá se tam, kde se organizace zabývá výrobou více produktů.
- Používá se tam, kde jsou odpovědnosti svěřeny nově jmenovaným zaměstnancům.
- Používá se tam, kde je většina plateb prováděna v hotovosti.
- Používá se také tam, kde jsou zapojeni nekvalifikovaní zaměstnanci.
Výhody
Různé výhody jsou následující:
- Zajišťuje, aby platba byla provedena správné osobě na základě platné faktury a hodnoty obdržené zásoby.
- Zajišťuje řádné kontroly v organizaci.
- Minimalizuje nebo omezuje neoprávněné platby.
- Prostřednictvím tří způsobů párování hotovosti je třeba ovládat zpronevěru.
- Chyby lze snadno identifikovat v procesu třícestného párování.
- Zajišťuje, že stejný účet nebude placen vícekrát.
- Tento proces podporuje odpovědnost zaměstnanců.
- Prostřednictvím třícestného procesu mají být informace ověřeny; proto se stává přesnou informací a může být použit pro budoucí rozhodnutí.
Nevýhody
Různé nevýhody jsou následující:
- Třícestné párování zahrnuje několikanásobné ověření a shromažďování různých dokumentů; proto je proces zdlouhavý a časově náročný.
- Mohla by existovat šance na opožděné platby a pokuty kvůli dlouhému procesu a kvůli jeho opožděným platbám.
- Vztahy s dodavateli mohou být zkaženy kvůli opožděným platbám.
- Slevy za předčasné platby nelze využít kvůli zdlouhavým postupům.
Závěr
Třícestné párování je postup pro kontrolu závazků, pomocí kterého se pomocí tří kroků ověřují závazky. Zde se v prvním kroku nákupu musí ověřit objednávka, poté se shromáždí a ověří údaje z oddělení zásob a nakonec se to ověří z účetních záznamů. Po ověření na všech třech úrovních autorizátor autorizuje účet k platbě. Tento postup je však zdlouhavý. Proto je to časově náročné a zároveň nelze slevu na předčasné platby využít kvůli zdlouhavým postupům.
