Šablona pro správu projektů aplikace Excel
Řízení projektů je jednou z důležitých rolí v každé organizaci. Nemůžete jednoduše sledovat všechny aktivity v projektu jen ručně; potřebujete nějaký software, který vám pomůže lépe řídit projekt.
MS Excel je jeden z těchto programů, který vám může pomoci při sledování stavu projektu pomocí snadno použitelných šablon. V tomto článku vám exkluzivně ukážeme použití programu Excel k přípravě šablon řízení projektů v aplikaci Excel.
Jak používat Excel k přípravě šablon pro správu projektů v aplikaci Excel?
Níže uvádíme příklady přípravy šablon pro správu projektů v aplikaci Excel.
Příklad č. 1 - Šablona pro správu projektů aplikace Excel pomocí Ganttova diagramu
Ganttův diagram je jedním z těchto grafů v aplikaci Excel, což je velmi užitečné při kontrole úkolů projektu, současného stavu oproti stanoveným standardům.
Když je projekt funkční a po týdnu jako projektový manažer chcete vědět, jaký je stav projektu, ať už je v souladu nebo ne. Od začátku projektu do konce projektu v každé fázi můžete sledovat fáze projektu.
Předpokládejme, že jste společnost pro správu událostí a přijali jste velmi důležitý projekt, který je pro vás velmi lukrativní. Ale jediné, co musíte udělat, je provést úkoly na základě agendy dané organizátory. Zvažte níže program jednání organizátorů.
Nyní vytvořme Ganttův diagram aplikace Excel ke sledování všech aktivit.
Krok 1: Vyberte Pouze čas zahájení a vložte sloupcový sloupcový graf. Přejděte na kartu VLOŽIT a vložte skládaný pruhový graf.
Krok 2: Váš graf teď musí vypadat takto.
Krok 3: Nyní klikněte pravým tlačítkem na graf a vyberte Vybrat data.
Krok 4: Nyní v okně níže zvolte Přidat.
Krok 5: V okně níže v názvu řady zvolte Minuty a pro hodnotu řady vyberte data z C2: C14. Klikněte na OK.
Krok 6: V níže uvedeném okně vyberte možnost EDIT na pravé straně pro naše štítky vodorovné osy.
Krok 7: Nyní vyberte horizontální hodnoty jako naše úkoly. Klikněte na OK.
Krok 8: Váš graf by teď měl vypadat takto.
Krok 9: Musíme udělat nějaké formátování, aby to vypadalo lépe. Vyberte hodnoty řady horizontů, tj. Časovou hodnotu. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte formátování Osy.
V Ose platí formátování pod hodnotami.
Krok 10: Nyní bude formát času vypadat v grafu takto.
Krok 11: Vyberte modře zbarvené pruhy, klikněte pravým tlačítkem a vyberte, naformátujte datovou řadu.
Krok 12: Přejděte na FILL a vyberte NO FILL.
Krok 13: Nyní pruhy v barvě kávy a klikněte na formát datových řad a přejděte na FILL a vyberte různé barvy podle vašeho přání.
Váš graf je připraven převzít úkol a nyní můžete projekt lépe spravovat.
Příklad č. 2 - Příklad sledovacího cyklu prodeje
Nyní uvidíme, jak vytvořit sledovač prodejního cyklu s aplikací Excel. Zvažte níže uvedená data pro tento příklad. Data zahrnují počáteční datum prodeje, konečné datum, cíl, počet dokončených dnů, aktuální úspěch a odchylku a mnoho dalších věcí.
Krok 1: Nejprve uveďte Target & Current Sales. Získejte hodnotu odchylky, tj. Target vs. Current.
Krok 2: Nyní přijďte% dokončení projektu.
Krok 3: Nyní uveďte Počáteční datum prodeje a Datum ukončení.
Krok 4: Poté, co přijde, čisté pracovní dny mezi počátečním a koncovým datem.
Krok 5: Nyní dosáhněte cíl za den vydělením cíle počtem, dnů k dispozici.
Krok 6: Nyní přejděte na aktuální datum pomocí vzorce DNES v aplikaci Excel.
Krok 7: Nyní vypočítejte počet dokončených dnů od data zahájení do aktuálního data.
Krok 8: Přijďte podle denního cíle, jaké by měly být aktuální výnosy.
Krok 9: Nyní vypočítejte dosud průměrný den za den.
Krok 10: Vypočítejte, zda budou průměrné tržby pokračovat po zbytek projektu, jaké by byly konečné výnosy.
Krok 11: Nyní pokračujte dosaženým procentem, pokud bude pokračovat stejný trend.
Nyní jsme dokončili naši výpočetní část. Pomocí toho vytvořme několik grafů aplikace Excel, které nám pomohou sledovat projekt pouhým pohledem na graf.
Krok 1: Nejprve vytvořme jednoduchý sloupcový graf. Vyberte buňku B6 a vytvořte sloupcový graf.
Krok 2: Klikněte pravým tlačítkem na graf a zvolte Vybrat data.
Krok 3: Nyní klikněte na PŘIDAT.
Krok 4: Nyní v níže uvedeném okně nic nevybírejte, jednoduše stiskněte OK.
Krok 5: Nyní máme takový graf.
Krok 6: Nyní vyberte lištu a klikněte na Formátovat datovou řadu. Na pravé straně uvidíte dialogové okno Formátovat datovou řadu.
Krok 7: Zajistěte, aby se série překrývala na 100%.
Krok 8: Nyní se oba sloupce překrývají a graf vypadá takto.
Krok 9: Nyní změňte barvu červeného pruhu na ŽÁDNOU VÝPLNU.
Krok 10: Vypadám takto.
Krok 11: Nakreslete kulatý tvar těsně pod grafem a upravte jej.
Krok 12: Přidejte název grafu.
Máme připravený jeden graf. Podobně vytvořte druhý graf také pro Achieved% při stejném trendu.
Máme dva grafy, které nyní vypadají takto.
Musíte pouze aktualizovat své denní prodejní čísla v buňce B3. Vše se za vás automaticky změní.
Pozorujete-li šablonu nyní i na 14. ročník 02. 2019 celkem 33 dnů jsou dokončeny, a proud by měl být 1,51 lakh USD, ale skutečný výnos je nyní 1,1 lakh, tedy 22% z celkového výnosu.
Cíl za den byl na začátku 4587 USD (buňka B11) za den, ale k dnešnímu dni je dosažení 2894,74 USD za den (buňka B16).
Pokud stejný trend 2894,74 za den pokračuje po zbytek období projektu, přinese vám 2,53 lakh USD, což je 50,67% cílového výnosu na začátku.
Pomocí této šablony pro správu projektu můžete sledovat svůj denní prodejní cíl vs. skutečné příjmy.
Důležité informace o šabloně pro správu projektů v aplikaci Excel
- Pokud změníte sloupce pro ruční zadávání, budou se grafy automaticky účtovat.
- Můžete vytvořit Ganttův diagram pro aktivity, kde jsou úkoly sledovány jeden po druhém.
- V případě různých šablon řízení projektu musíte identifikovat úkoly a linii aktivit zapojených do projektu.
Tuto šablonu Project Management Excel si můžete stáhnout zde - Šablona Excel Project Management.
