Definice účetního oddělení
Účetní oddělení označuje divizi ve firmě, která se stará o přípravu účetní závěrky, správu hlavní knihy, platby účtů, přípravu účtů zákazníků, mzdy a další. Jinými slovy, jsou odpovědní za řízení celkové ekonomické fronty podnikání. Je nemožné, aby jakýkoli podnik, ať už malá firma působící mimo domov nebo velká nadnárodní společnost, fungoval příliš dlouho bez jakéhokoli účetního oddělení.
Funkce účetního oddělení
- Přesně a komplexně systematicky udržovat a zaznamenávat všechny obchodní transakce tak, aby je bylo možné kdykoli získat a zkontrolovat.
- Udržovat přiměřené vnitřní kontroly v organizaci, aby byly chráněny její cenné zdroje
- Poskytnout základ pro hodnocení výkonu a vytvořit odpovědnost v celé organizaci.
- Sledovat náklady vzniklé nákladům společnosti a doporučit úpravu stávajících operací se záměrem snížit provozní náklady.
- Podporovat vyšší vedení v rozhodovacím procesu prostřednictvím vhodné prezentace finančních údajů.
- Plánovat na základě předvídání obchodních potřeb a očekávané dostupnosti zdrojů.
Role a odpovědnosti
- Jednou z hlavních povinností je řádně shromáždit všechny finanční údaje a poté připravit finanční výkazy / zprávy. Tyto zprávy se používají při přípravě rozpočtů, předpovědí a dalších zpráv o rozhodování. Tyto zprávy se navíc používají také ke komunikaci s věřiteli, investory a dalšími zúčastněnými stranami.
- Udržování zdravého vztahu s prodejci zajištěním včasného zaplacení. Měli by však hledat příležitosti, jak ušetřit peníze využíváním slev / pobídek z důvodu včasných nebo zálohových plateb. Účetní oddělení by zároveň mělo zajistit, aby při platbě vyšla minimální částka peněz, ale bez poplatků za pozdní platbu.
- Sledujte pohledávky na účtu a neuhrazené faktury a rady v případě, že jsou vyžadovány jakékoli inkasní akce. Účetní oddělení by mělo zajistit, aby zákazníci platili faktury včas, a udržovat s nimi srdečný / přátelský vztah.
- Je výhradně odpovědný za mzdovou funkci. Musí zajistit, aby všichni zaměstnanci dostali výplaty včas a přesně. Oddělení by navíc mělo zajistit, aby daně ze zaměstnanců byly stanoveny přesně a platby byly včas provedeny státním a federálním orgánům.
- Musí udržovat finanční kontroly prostřednictvím odsouhlasení a dodržování platných účetních standardů, jako jsou US GAAP. Všechny tyto postupy jsou implementovány, aby se zabránilo podvodům a krádežím. Jako finanční kontrolor by oddělení mělo zajistit řádnou údržbu postupů bez jakéhokoli uvolnění.
Struktura účetního oddělení
Většina společností má ve svém účetním oddělení více než jednoho zaměstnance, a proto musí nastavit organizační strukturu, která zjednoduší její řízení. Obecně se skládá z finančního ředitele (CFO), finančního kontrolora, manažerů a účetních. Struktura je následující:
- Finanční ředitel je v horní části oddělení a je podřízen přímo majiteli podniku nebo provoznímu řediteli.
- Finanční kontrolor podléhá finančnímu řediteli a má v rámci oddělení konkrétnější odpovědnosti.
- Finanční kontrolor má obecně tým manažerů - správce mezd, správce pohledávek a správce závazků.
- Každý vedoucí divize má obvykle tým účetních.
Hodnota účetního oddělení
Účetní oddělení hraje při podnikání zásadní roli, protože pomáhá sledovat příjmy (peníze dovnitř) i výdaje (peníze ven) a zároveň zajišťuje soulad se všemi zákonnými požadavky. Kromě toho také poskytuje kvantitativní finanční informace managementu, věřitelům, investorům a dalším zúčastněným stranám, které je používají k přijímání informovaných obchodních rozhodnutí.
Klíčové pozice účetního oddělení
Níže jsou uvedeny některé z klíčových pozic:
- Finanční ředitel (CFO): Finanční ředitelé jsou obvykle na vrcholu finančního oddělení velkých korporací. Jsou odpovědní za dohled nad finančním zdravím podniku a řízení celkového finančního oddělení, které zahrnuje finanční plánování a podávání zpráv, krátkodobou a dlouhodobou obchodní strategii, audit, interní řízení rizik atd. Pomáhají také vrcholovému vedení pochopit finanční důsledky různých probíhajících aktivit - uvnitř i vně organizace.
- Finanční kontrolor: Finanční kontroloři pracují společně s CXO a jsou zodpovědní za finanční účetnictví a za přípravu zpráv o řízení projektu, rozpočtu a dalších. Jejich hlavní zaměření je však na řešení okamžitých finančních problémů.
- Manažer treasury: Manažeři treasury pomáhají při formulaci a vývoji různých zásad treasury, které zahrnují identifikaci nejlepších investičních příležitostí, optimalizované využití úvěrových nástrojů, snížení nákladů na financování atd.
- Manažer účetnictví / hlavní účetní / supervizor účetnictví : Tito manažeři jsou zodpovědní za udržování a vykazování všech finančních transakcí. Rovněž stanoví a prosazují účetní zásady založené na zásadách auditu a zákonných požadavcích.
- Účetní: Účetní hrají v účetním oddělení zásadní roli, protože se podílejí na měření a interpretaci všech finančních informací.
