Struktura členění práce v Excelu
Struktura rozložení práce (WBS) v aplikaci Excel slouží k vizuálnímu znázornění řazení různých úkolů a projektových činností, harmonogram zdrojů během plánování projektu. Umožňuje nám rozdělit nebo rozdělit projekt na lépe zvládnutelné části klasifikací projektových úkolů do hierarchie událostí, které jsou dále rozděleny do řady úkolů, které nejsou závislé na dokončení žádného jiného úkolu. Používá se také k přidělení odpovídajícího vybavení, nákladů, materiálu, práce a doby trvání pro dokončení každého úkolu.
Jak vytvořit strukturu rozpisu práce v aplikaci Excel?
Příklad č. 1
V aplikaci Excel jsou k dispozici šablony pro Rozdělení pracovních rozpisů. S těmito šablonami můžeme vytvořit dva druhy struktury rozpisu práce:
Stromová struktura
Tato struktura vypadá následovně:
Tabulkové zobrazení
Vypadá to níže:
Krok 1: Shromažďování vstupů
Před vytvořením WBS je zapotřebí několik vstupů. Vstupy WBS zahrnují:
- Prohlášení o rozsahu projektu: Toto je podrobný popis úkolů a výstupů projektu
- Prohlášení o požadavcích: Toto je podrobný popis výsledku, který by byl doručen
- Aktiva organizačního procesu: Patří sem zásady, pokyny, šablony, postupy, plány organizace
- Plán řízení rozsahu projektu: Jedná se o dokument, který pomáhá pochopit, jak lze řešit změny v rozsahu projektu
Krok 2: Shromáždění týmu a zúčastněných stran
Tento krok zahrnuje identifikaci, kdo může pomoci vytvořit WBS. Vyžaduje spolupráci se členy týmu. Například členové týmu mohou pomoci zaznamenat všechny úkoly pro dokončení projektu.
Krok 3: Určení zastoupení a přístupu WBS
Reprezentací může být tabulkový pohled nebo stromová struktura, jak je popsáno výše. Například pro konkrétní projekt jsou dva pohledy na WBS následující:
Krok 4: Definování hlavních výstupů a úrovní
To zahrnuje rozdělení hlavních výstupů na další komponenty a úrovně. WBS má tři úrovně. První z nich je kompletní projekt, druhý zahrnuje všechny výstupy potřebné pro dokončení projektu a třetí zahrnuje rozdělení nebo rozdělení výstupů na menší části, jako jsou pracovní balíčky. K pracovním balíčkům je přidruženo pravidlo, tj. Neměly by být dokončeny za méně než 8 nebo více než 80 hodin. Toto pravidlo 8/80 se vztahuje pouze na pracovní balíčky, protože to jsou prvky, které jsou přiřazeny členovi týmu spolu s přiřazeným termínem.
Krok 5: 100% pravidlo
Toto pravidlo uvádí, že každá úroveň členění ve WBS musí mít všechny prvky dodání, které představují 100% jeho nadřazeného produktu. Toto pravidlo je nezbytné k zajištění toho, aby neexistovaly žádné duplikáty. Za tímto účelem je nutné zajistit, aby součet všech výstupů WBS představoval až 100% celého projektu. Pro dosažení optimálních výsledků by se na všechny dílčí úrovně mělo použít 100%.
Krok 6: Schéma číslování
Po definování komponent WBS je třeba každé komponentě přiřadit číslo, které lze označit jako ID WBS. To představuje umístění ve struktuře WBS, na které je umístěna každá úroveň WBS. Na první úrovni by první číslo nebo ID mělo být 1 a následující komponenty očíslovány následně. Například 1.1 by byl přiřazen prvnímu prvku nižší úrovně, 1.1.1 dalším prvkům nižší úrovně. 1.2 by byl přiřazen jinému dílčímu prvku první úrovně.
Krok 7: Slovník WBS
Toto je dokument, který popisuje všechny prvky WBS.
Po všech těchto krocích by tedy šablona WBS chtěla níže:
Popisy úkolů lze odsadit buď ručně pomocí tlačítek „Odsadit“ na kartě „Domů“, nebo pomocí podmíněného formátování. Dalším přístupem by mohlo být vytvoření seznamu, ve kterém je schéma číslování také součástí Popisu úlohy, takže není nutné žádné další odsazení.
Příklad č. 2
Při rozkladu projektu jsme nyní nastavili Excel pro přístup nebo příjem dat. Nyní se podívejme níže, jak můžeme vytvořit jednu takovou šablonu v aplikaci Excel:
Krok 1: Vytvořte níže uvedené sloupce v horní části:
- ID úkolu
- Popis ulohy
- Předchůdce
- Majitel
- Role
- % Dokončení
- Datum zahájení
- Datum ukončení
- Doručit
Krok 2: Po vytvoření těchto sloupců se buňky naformátují. Nejprve naformátujeme ID úlohy buňky. Chcete-li jej naformátovat, nejprve zvýrazněte sloupec, který je určen pro čísla ID úkolu, kliknutím na písmeno v horní části sloupce. Pravým tlačítkem klikněte na vybraný sloupec a poté vyberte „Formátovat buňky“ -> „Číslo“ a nastavte desetinná místa na 1. Dále zformátujeme sloupec: Předchůdce, který bude sledovat závislosti úloh. Toto se nastavuje stejným způsobem jako 'ID úlohy'. „Počáteční datum“ a „Datum ukončení“ je třeba nastavit tak, aby přijímalo zadaná data.
Krok 3: Zadejte data.
Krok 4: Dále můžeme použít podmíněné formátování pro různé úkoly, například řekněme, že chceme zvýraznit úkoly, které jsou spojeny s konkrétním výstupem nebo jsou přiřazeny určitému členovi, nebo úkoly, které jsou splatné v daném časovém rozsahu
Krok 5: Můžeme vidět také funkci „datový pruh“, která představuje sloupec jako „% dokončení graficky“. K této funkci lze přistupovat v rozbalovací nabídce „Podmíněné formátování“.
Věci k zapamatování
- Chcete-li vytvořit efektivní WBS, měla by se podstatná jména používat spíše než slovesa, aby se zachovalo zaměření na výsledky.
- Hierarchie nebo stromová struktura by měla být použita pro ilustraci vztahu výstupů pro rozsah projektu.
- Při procházení úrovněmi WBS je třeba dodržovat 100% pravidlo.
- WBS by měl být vytvořen ve spolupráci se všemi členy.
- Nejvyšší úroveň WBS představuje závěrečný projekt.
- Délka každého úkolu by neměla být delší než 10 dní.
- Každý úkol by měl být jedinečný a neměly by existovat žádné duplikáty.
- Může pomoci při podrobném odhadu nákladů.
