Co je Management by Exception?
Management by exception is a business management strategy which says that managers and supervisors should organize, investigate and develop solutions for only those issues where there is a odchylka od stanovených standardů, norem, obchodních praktik nebo jiných finančních cílů, jako je odchylka zisku, problémy s kvalitou, problémy s infrastrukturou atd. místo zkoumání a řešení jednotlivých rutinních obchodních činností.
Vysvětlení
Management by exception is the system of spotting and reporting a situation to management only in the case where there is actual requirement of a manager level staff. Základním účelem je co nejefektivnější a nejlepší možné využití času řízení jejich zapojením, pouze pokud dojde k významné odchylce od běžných nebo běžných obchodních výsledků.
Výsledkem bude, že budou mít více času na to, aby se podívali na důležitou záležitost zahrnující velké odchylky, a mohou se snažit doladit problém, zatímco ostatní drobné záležitosti mohou řešit pracovníci nižší úrovně přímo. Pomáhá managementu detekovat a odstraňovat překážky, které vyžadují rozhodování, a přijmout nejvhodnější opatření. V tomto systému je managementu poskytována stručná, neměnná komparativní úplná podrobná zpráva pokrývající všechny hlavní aspekty problému.
Jak to funguje?
Správa pomocí výjimky funguje v následujících fázích -
# 1 - Fáze měření
V rámci tohoto prvního kroku správy na základě výjimky se shromažďují a vyhodnocují údaje týkající se obchodních operací, které zahrnují měření výkonu všech dostupných vstupů, od úsilí použitého k dosažení cílů podniku, jeho optimalizace, peněžních toků, způsobu, jakým jsou finanční zdroje slouží k poskytování služeb nebo výrobě zboží za účelem zisku, využití a plýtvání surovinami a jejich ekonomikou prostřednictvím nákupu, zpracování a skladování až do dodání hotového zboží.
Všechny tyto informace zahrnují téměř všechny faktory, které se používají pro kvantifikovatelné měření, jako je použití standardů času, údajů o zásobách, údajů o rozvaze, výsledků kontroly hotových výrobků, zásob dostupných pro prodej, údajů o využití strojů, současných aktiv atd.
# 2 - Projekční fáze
Tato fáze zkoumá použitá měření, která jsou užitečná pro dosažení obchodních cílů. Na základě historických údajů jsou projekce připravovány s využitím statistických znalostí, jako je významnost, pravděpodobnost, spolehlivost, standardní odchylka, velikost vzorku, korelace. Poté se podle prognózy vypracují plány. V současném scénáři je kompletní prognostická strategie důkladně kontrolována ze všech možných výsledků, jako jsou postupy a stávající zásady, schopnost a přiměřenost vybavení a zaměstnanců, organizační struktura atd. V případě potřeby mohou být plány pozměněny.
# 3 - Fáze výběru
V této fázi je po důkladném prověření všech plánů vybrán a implementován ten nejlepší. Proto je přijat systém, který vedení považuje za nejlepší pro dosažení obchodních cílů.
# 4 - Fáze pozorování
V této fázi je průběh a výkon vybraného procesu a strategie pravidelně sledován. Systém musí mít vlastnosti, jako je automatický, spolehlivý a přiměřený. Přiměřenost zde znamená, že data musí být přesná, aby nebyla ani příliš velká, ani příliš malá, musí odpovídat značce nesoucí všechny potřebné informace.
# 5 - Srovnávací fáze
V této fázi se hodnotí postup práce a porovnává se s předem navrženým plánem pro identifikaci případných odchylek. V závislosti na povaze odchylky se kategorizuje jako hlavní, malá odchylka nebo jakákoli jiná třída odchylky.
# 6 - Fáze akce
Na základě odchylky zjištěné ve srovnávací fázi jsou vyvinuty další akční body. Strategie jsou prováděny s cílem přinést kapacitu a výkon na požadovanou úroveň nebo provést jakoukoli změnu v prognóze, aby byl zajištěn optimální výkon.
Správa podle výjimečných příkladů
Finanční příklad: Hlavní finanční kontrolor (CFC) společnosti Henry Inc. se intenzivně zabývá různými pracemi, schůzkami a dalšími zakázkami. Aby se snížila zátěž jeho práce, vedení jednou po důkladné analýze vyvinulo následující definované limity, za kterými je třeba věc hlásit CFC a vyžadovat její předchozí souhlas: -
Tržby a výdaje ABP byly 8 00 000 a 6 00 000 USD, zatímco skutečné tržby a výdaje byly 6 00 000 a 3 000 000 USD. Zjistit, zda je třeba záležitost nahlásit CFC?
Řešení:
- Výnosy: Skutečný příjem je 6 000 000 $, což je více než 50% ABP (8 000 000 x 50%, tj. 4 000 000 $) Také více než 5 000 000 $. Tato látka proto nebude nahlášena CFC, protože podmínky nejsou splněny.
- Výdaje: Skutečné výdaje činí 3 000 000 USD, což je více než 40% ABP (6 000 000 x 40%, tj. 2 40 000) a překročilo také hranici 2 50 000 USD, v tomto případě je důležitá záležitost a je třeba ji nahlásit do CFC pro další analýzu a rozhodování pro korekci a přizpůsobení stanoveným standardům.
Správa pomocí výjimky vs. pasivní správa podle výjimky
Výjimkou je aktivní řízení, kdy je vedení aktivní předem, aby řešilo situace, pomáhalo při řešení problémů a účastnilo se všech činností v reálném čase a dohlíží na to, co jeho zaměstnanci dělají, aby překonali chyby, než k nim dojde.
Druhým z nich je pasivní správa na základě výjimky, kdy se správa přeruší, pouze pokud nejsou splněny požadované cíle a je třeba provést změnu v plánování, a jsou nutná nápravná opatření. Tato metoda obvykle vstoupí v platnost pouze v případě, že dojde k neobvyklé události. Každá metoda má svůj vlastní význam a jeden z nich si může vybrat na základě obchodních požadavků.
Pasivní přístup je užitečný pro podniky, které mají uvolněné prostředí a pro zaměstnance, kteří rozumí jejich rolím a odpovědnostem. To může pomoci povzbudit morálku zaměstnanců a jejich nezávislost. Zatímco aktivní přístup mohou využít méně pozorní, noví nadcházející s nižším počtem zaměstnanců a přísnější organizací, protože k dokončení své práce potřebují podrobné pokyny.
Výhody
- Pomáhá při nejlepším možném využití času, protože od manažerů se požaduje, aby řešili problémy pouze na rozhodujících úrovních.
- Jelikož manažeři nemají rutinní práci, mohou soustředěným úsilím věnovat kritické problémy svoji plnou energii.
- Kvůli omezené pracovní zátěži mohou manažeři podstoupit podrobnou analýzu práce, kterou je třeba udělat.
- Činnosti správy a kontrola jsou zvýšeny správou výjimečně.
- Pomáhá při snadném přístupu k minulým trendům a staré práci.
- Předpovídá příležitosti a problémy řízení, které mohou v budoucnu nastat.
- Do tohoto procesu je zapojeno kvalitativní i kvantitativní úsilí.
- Snižuje množství finančních a provozních výsledků, které má vedení zobrazit.
- Pomáhá nižším a podřízeným zaměstnancům realizovat jejich vlastní nápady k dosažení požadovaného cíle.
Nevýhody
- Je založen na minulých výsledcích, s nimiž jsou porovnávána aktuální data. Pokud tedy minulá data nejsou správná, mohou v současném rozhodování vzniknout problémy.
- Potřebuje podrobný systém studií, pozorování a podávání zpráv, takže vyžaduje finančního analytika, který vytváří souhrny a zprávy a předkládá je vedení, a proto vyžaduje další pracovní sílu.
- Systém nebude varovat, dokud nedojde k problému, tj. Bude působit jako preventivní místo preventivní.
- Nemůže měřit lidské chování. Proto je někdy obtížné jej implementovat.
Závěr
Management by exception is a management strategy that requires management to ensure its engagement only in the case where there are captured devials from the set standard, norms, and benchmarks. Nepřímo také pomáhá zvyšovat morálku zaměstnanců, protože se stávají součástí rozhodování a řešení problémů, které by jinak řešili zaměstnanci na úrovni manažera, což nepřímo dává zaměstnancům pocit autority a odpovědnosti.
