Šablona položky akce Stažení zdarma (ODS, Excel, PDF a CSV)

Jiné verze

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)

Šablona akční položky schůzky

Šablona položky Akce se používá ke sledování položek akce a existuje mnoho různých účelů, pro které lze použít stejné. Různé typy položek akcí mohou být šablony nápravných opatření, akce řízení projektu, prioritní akce nebo nápravná opatření. Šablona nápravné akce zobrazuje jednu ze všech podrobností souvisejících s problémy položek akce. Je třeba uvést název společnosti a datum auditu. Dále lze zahrnout číslo protokolu dokumentu, odpovídající nápravná opatření a problémy související s položkami akce.

Šablonu najdete v souboru aplikace Excel.

O šabloně položky akce

• K vyplnění tohoto typu šablony je třeba uvést datum dokončení a také termín pro provedení opravy, což by umožnilo zodpovědnost lidí, kteří budou odpovědní za přijetí nápravných opatření pro dané položky akce.
• Šablona rozhodné akce je dalším typem, ve kterém je uveden popis rozhodnutí, která je třeba přijmout pro danou konkrétní akci, a zde lze zahrnout prioritu úkolu, osobu odpovědnou za stejnou akci a očekávanou k datu dokončení.
• Šablona prioritní akce je další variantou, ve které by byl úkol uveden z hlediska priority spolu s datem dokončení cíle, odpovědnou osobou, stavem problému a oblastí. Může také obsahovat pole pro dokončení.
• Činnosti v oblasti řízení projektu budou zahrnovat fáze projektu, vlastníka, jeho prioritu, předpokládané datum dokončení a případná nápravná opatření, která je třeba podniknout.

Součásti

Níže jsou uvedeny podrobnosti o šabloně položky akce zobecnit a jeden může obsahovat další sloupce podle jejich požadavku nebo je lze odstranit.

Část 1: Akční položka

Úplně první část šablony položky akce je položka akce a bude to jedinečné identifikační číslo úkolu, které se bude oddělovat od ostatních úkolů a bude je rozeznávat. Pomůže vám procházet příklady akcí, které mohou být A20122, A20123 nebo Úkol položky I atd.

Část 2: Priorita

Zachování prioritního pole doslova pomůže navigovat k akci nebo úkolu a člověk může identifikovat nejcitlivější část a poté se na ni může soustředit. Prioritní úkol by měl být zadán s včasností, nejvyšším stupněm zaměření atd. Prioritu lze definovat, například „H“ jako vysoká priorita, „L“ jako nízká priorita a „M“ jako střední priorita, nebo tam mohou být použity i jiné notace, jako je vybarvení jako červená barva s nejvyšší prioritou. V závislosti na účelu lze definovat, jak sledovat stejné.

Část # 3: Datum splatnosti

Jedná se o nejkritičtější pole v šabloně položky akce, protože se bude používat ke sledování data splatnosti, do kterého musí být konkrétní položka akce dokončena.

Část # 4: Popis

Je srdcem položky akce, protože toto pole bude použito k určení toho, co bude tato konkrétní položka akce představovat. Spolu s úrovní priority, akčních položek a popisu můžete znát přesný úkol, který má být dokončen, a co je třeba udělat. Například lze zadat „Chcete-li chyby opravit a podniknout nápravná opatření, abyste se jim vyhnuli.“

Část # 5: Vlastník

Tento se používá ke sledování a identifikaci osoby, která je odpovědná za splnění tohoto úkolu, a jméno musí být označeno stejně. Tato osoba bude odpovědná za dokončení úkolu a převezme odpovědnost, pokud úkol nebude dokončen ve stanoveném termínu. Před přidělením jakéhokoli jména bude dohodnuto předem.

Část # 6: Poznámky

Jedná se o další pole, ve kterém lze sledovat průběh úkolu, tj. O tom, kolik stejných úkolů bylo dokončeno, a pokud existují nějaké problémy nebo výzvy, nebo existují nějaké další poznámky, které je třeba si poznamenat a všechny je třeba zde zmínit. Např. Zadejte datum - a stupeň dokončení.

Část # 7: Stav

Stav lze aktualizovat v této části a může to být přibližně v jednom řádku. Např. Akční položky lze zmínit jako otevřené, což znamená, že stále nebyly vyřešeny; probíhající práce by znamenala, že se na položce akce stále pracuje; mohlo by dojít k odkladu, což by znamenalo, že akční položka byla prozatím odložena. Zrušený stav by znamenal, že akční položka byla zrušena a již není nutné na ní pracovat a bude uzavřena jako konečný stav, což by znamenalo, že akční položka byla dokončena vlastníkem a nyní již není nevyřízená a může být označené zeleně.

Jak používat tuto šablonu?

Jak je uvedeno výše, existuje mnoho různých účelů, pro které lze šablonu položky akce použít, ať už se používá k provádění nápravných opatření, nebo ke správě projektu, následování schůzky nebo nápravných či rozhodných opatření. Pro použití této šablony je třeba rozdělit jejich úkoly na různé položky a přiřazená data spolu s jejich vlastníkem, cílové datum dokončení, popis toho, co tato položka představuje, a poté je začít sledovat pomocí poznámek, sloupec stavu. Jeden může také použít více šablon pro více úkolů, které mají pod sebou několik úkolů. Návrh šablony by měl být jednoduchý a snadno srozumitelný, takže pokud je novému člověku přidělen úkol sledovat to samé, měl by být schopen to udělat.