Co je účetní systém?
Účetní systém je systém implementovaný společnostmi k zaznamenávání finančních informací včetně příjmů, výdajů a dalších účetních transakcí a funguje jako důležitý nástroj, který sleduje a sleduje výkonnost společnosti a zajišťuje hladký chod podnikání.
Funkce
Níže jsou uvedeny funkce, které by účetní systém měl mít.
# 1 - Spolehlivost
Získané informace by měly být spolehlivé. Je to základní vlastnost. Pokud data zadaná v tomto systému nejsou autentická, pak výsledky také nejsou důvěryhodné. Pokud tedy nebude spolehlivý, nebude možné provést správný odhad vyhlídek společnosti.
# 2 - Snadno pochopitelné
Nemělo by to zahrnovat složité vzorce a mělo by se snadno ovládat. Pokud je to složité, pak účetní, který to bude zpracovávat, se může zmást a udělat chyby. Mělo by být jednoduché pochopit, kde přesně transakce zasahuje a jaký dopad bude mít transakce v účetní závěrce.
# 3 - Srovnatelnost
Finanční výkazy sestavené jedním účetním systémem by měly být podobné těm, které jsou sestavovány jinými účetními systémy, což by mělo vést k „porovnání mezi jablky“. Metodiky výpočtu by měly být podle průmyslových standardů, aby masy mohly rozumět finančním výkazům.
# 4 - Nejnovější software
Tento systém by měl být schopen automaticky se rozvíjet s neustále se rozvíjejícím finančním světem. Proto by měl být použit nejnovější software, který se automaticky aktualizuje. V dnešním světě jde všechno automatizovaně, takže tento systém by se tomu měl umět přizpůsobit.
# 5 - Snadné použití
Účetní systémy by měly být snadno použitelné; nemělo by to být tak, že zaměstnanec musí projít přísným školením, aby porozuměl systému. Jakmile to všichni snadno pochopí, pak pouze každý může přinést nápady pro postupnou gradaci. Grafy a výkazy by měly být snadno generovatelné.
Druhy účetního systému
Jsou dvou typů -
# 1 - Single Entry
Toto je neformální způsob vedení záznamů o finančních transakcích. Zde se neotevírají samostatné účty. Zaznamenávají se pouze výdaje a příjmy, jakmile se to stane. Z jednotného vstupního systému tedy není možné připravovat grafy a další finanční výkazy. Single Entry je většinou udržován malými podniky, protože nemají odborné znalosti pro sledování nejnovějších systémů a nejsou přijímány úřady pro daňové hlášení.
# 2 - Dvojitý vstup
Double Entry je přesný a je používán všemi významnými organizacemi po celém světě. Zde jsou transakce sdruženy do samostatných účtů a každá transakce má dvě části, které ovlivňují různé účty. Je tedy snadné najít chyby, protože každá transakce má dvě části, takže se může stát, že druhá část je správná a auditor odtud dostane spouštěč.
Jak to funguje?
Krok 1: Kdykoli dojde k jakékoli transakci, například prodeji, nákupu, výdaji nebo jakémukoli druhu transakce, pak se tato transakce zaznamená do příslušných deníků. Toto je první položka, kterou v tomto systému provedete.
Krok 2: Jelikož jsou nyní všechny účetní systémy počítačově zpracovávány, takže kdykoli zaúčtujete deník, provede se příslušná položka v hlavní knize správného účtu.
Krok 3: Na konci období vypočítá zůstatek každé hlavní knihy a podle toho připraví finanční výkazy, jako je rozvaha, peněžní toky atd.
Příklady účetního systému
Každá firma má různé druhy systémů určených k tomu, aby sloužila svému účelu.
Příklad č. 1 - Maloobchod
Maloobchodníci se zabývají nákupem a prodejem zboží. Jejich účetní systém by se tedy měl soustředit na úroveň zásob a na to, jakou slevu dostávají nebo dávají. Celý systém by tedy měl být založen na různých produktech a na tom, kolik je splatných nebo pohledávkových. Mělo by jim to pomoci s poměry, jako je hrubá zisková marže, čistá zisková marže a další opatření, která při svém provozu vyžadují.
Příklad č. 2 - Dodavatel
Nejdůležitějším faktorem ve výstavbě jsou náklady na materiál. Tento systém by tedy měl být propracovanější pro různé typy vstupů surovin. Systém by měl být schopen házet různé poměry, které ukazují pohyb nákladů.
Součásti
Účetní systém má čtyři složky. Komponenty jsou fáze, které pomáhají transakci od záznamu až po finální dodávku.
# 1 - Vstupní zařízení
Jedná se o nástroje, které pomáhají zaznamenávat transakce v tomto systému. Primárními vstupními zařízeními jsou klávesnice, zapisovače hlasových asistentů, čárové kódy, skenery atd. Takže pomocí výše zmíněných zařízení zadáme do systému jednu transakci.
# 2 - Procesor
Po vložení informací systém vyzvedne data a podle potřeby je přesměruje do správné účetní knihy, deníku nebo jiných grafů. Tato aktivita se nazývá zpracování informací.
# 3 - Skladování
Jakmile jsou data směrována do konkrétní účetní knihy, musí tento systém tam data uložit. K provedení tohoto úkolu bude tedy systém vyžadovat pomoc skladovacích zařízení.
# 4 - Výstup
Jakmile jsou informace tříděny a jsou připraveny závěrečné výkazy, bude tento systém vyžadovat zařízení, která pomohou při výstupu informací. Tento proces se tedy provádí pomocí monitoru, tiskárny, projektoru nebo jiných zařízení.
Výhody
- Systematické vedení záznamů o finančních transakcích pomáhá při přípravě grafů a dalších výstupů užitečných pro ekonomická rozhodnutí.
- Pomáhá identifikovat účetní podvody a opomenutí.
- Sestavená účetní závěrka pomáhá při daňových a jiných auditních účelům.
Závěr
Účetní systém pomáhá systematicky zaznamenávat finanční transakce. To je vyžadováno pro přípravu účetní závěrky, kterou používají orgány pro daňové účely a investoři k informovanému rozhodování. Poměry a grafy lze snadno vypočítat pomocí správného systému.
