Seskupte data v aplikaci Excel
Čím více dat máte, tím větší zmatek vytvoří v závěrečném souhrnném listu. Pokud například zobrazujete měsíční přehledy prodejů z různých kategorií a pokud je kategorií příliš mnoho, nemůžeme vidět úplné zobrazení souhrnu v jednom okně. Když souhrn přesáhne více než jeden okenní rámec, musíme se posunout dolů nebo posunout, abychom viděli čísla druhého měsíce, takže v takových případech je vhodné seskupit data. V tomto článku vám ukážeme způsoby seskupování dat v aplikaci Excel.
Příliš mnoho řádkových položek podkategorií může být ohromujících a velmi složitých ke čtení; to zvyšuje pravděpodobnost nesprávného čtení. Dobrá je flexibilita aplikace Excel a data můžeme uspořádat do skupiny, abychom vytvořili přesný souhrn přidáním znaků PLUS nebo MINUS.
Jak seskupit data v aplikaci Excel?
Příklad č. 1
Níže je uveden souhrn měsíčního souhrnu prodeje napříč různými kategoriemi firmy.
Jak vidíte výše, v zobrazení jedné stránky jsme mohli vidět pouze souhrn za dva měsíce. Chcete-li zobrazit souhrn za další měsíce, potřebujeme posunout vpravo od listu, abychom viděli další zbývající měsíce, abychom viděli souhrn, ale seskupením dat můžeme vidět v zobrazení jedné stránky, jako je níže.
Dobře, ukážu vám, jak seskupit rozpad podkategorií v prvním měsíci.
- Krok 1: Vyberte sloupce, které potřebujeme seskupit; v tomto příkladu musíme seskupit sloupce rozdělení podkategorií a zobrazit jediný měsíční součet, takže musíme vybrat pouze sloupce podkategorií.
- Krok 2: Po výběru sloupců do skupiny přejděte na kartu Data; v kategorii osnovy na kartě Data máme možnost „Skupina“.
- Krok 3: Klikněte na rozevírací seznam v aplikaci Excel v kategorii „Skupina“ a znovu vyberte možnost „Skupina“.
Jakmile vyberete možnost „Seskupit“, uvidíme, že vybrané sloupce jsou seskupeny.
Kliknutím na ikonu „Mínus“ zobrazíte pouze celkový měsíc za „leden“.
- Krok 4: Podobně vyberte sloupce „Únor“ druhého měsíce a seskupte data.
- Krok 5: Jedním tipem je, že nemusíte na kartě DATA pokaždé klikat na možnost „Skupina“; raději, jakmile skončí seskupení prvního měsíce, vyberte sloupec druhého měsíce a stiskněte klávesu F4 pro opakování předchozí úlohy ještě jednou.
Stejně jako toto opakování, kroky pro každý měsíc k seskupení dat.
Takže kdykoli chceme vidět rozchod konkrétní kategorie podkategorie měsíce, stačí kliknout na symbol ikony PLUS a rozbalit zobrazení seskupených sloupců.
Například pokud chci vidět hodnoty rozpadu v podkategorii měsíce „Mar“, musíme kliknout na symbol ikony „PLUS“.
Chcete-li seskupit sloupce, klikněte na znaménko minus.
Příklad č. 2 - Klávesová zkratka pro seskupení dat
Zkratka je způsob, jak zvýšit produktivitu v aplikaci Excel, takže seskupení dat bude mít klávesovou zkratku.
Klávesová zkratka ke skupině vybraných dat je ALT + SHIFT + Šipka doprava.
- Krok 1: Nejprve vyberte sloupce, které chcete seskupit.
- Krok 2: Nyní stiskněte klávesovou zkratku ALT + SHIFT + šipka vpravo.
Příklad č. 3 - Rychlé zobrazení sbalených (rozbalených) a seskupených dat
Jak jsme udělali výše, můžeme data seskupit tak, aby se v aplikaci Excel zobrazilo shrnutí jedné stránky nebo shrnutí jednoho okna. Když seskupíme data v levé horní části listu, uvidíme tlačítka úrovní.
Pokud kliknete na tlačítko první úrovně, tj. „1“, uvidíme „seskupená“ data; když klikneme na tlačítko úrovně „2“, uvidíme rozšířená data.
Věci k zapamatování
- Seskupování je způsob zobrazování pouze hlavních údajů.
- Při seskupování dat aplikace Excel musíme vybrat všechny datové sloupce, které musíme seskupit, a vynechat sloupec, který je třeba vidět.
- Klávesová zkratka pro seskupení vybraných datových sloupců je ALT + SHIFT + šipka vpravo.
