Co je systém Imprest?
Imprest System je typ systému finančního účetnictví, který je navržen pro sledování a dokumentaci toho, jak byla hotovost využita. Nejběžnějším příkladem je systém drobné hotovosti, který účtuje všechny drobné peněžní transakce za účelem udržení rovnováhy ve fondu, která se rovná součtu drobných peněžních příjmů a další hotovosti, která ve fondu zbývá.
Příklady
Ltd se snaží vytvořit rezervu na udržení všech svých drobných hotovostních transakcí. Jako správní oddělení společnosti A ltd postupujte podle formálních postupů, pomocí kterých může vytvořit fond drobných peněz. Systém zálohování drobných peněz je jedním z nejběžnějších typů zálohových systémů, který se používá k zaznamenávání drobných transakcí v době, kdy je pro uživatele nepohodlné nebo nepraktické škrtat šeky.
Drobné hotovostní účty obvykle udržují předem určené množství hotovosti, které lze použít k různým účelům, jako je úhrada výdajů zaměstnanců, výplata drobných výdajů atd. Společnost ltd může vytvořit fond drobných peněžních prostředků rozpoznáním a zaznamenáním všech transakcí drobných hotovostí pomocí následujících kroků -
- Předem určená částka hotovosti je přidělena na vytvoření fondu drobných peněz. Tento účet je samostatně zaznamenán v hlavní knize organizace.
- V dalším kroku musí společnost identifikovat všechny své nominální výdaje, které jsou placeny v hotovosti, a podle toho je všechny v systému dokumentovat účtenkami.
- K udržení předem určeného zůstatku musí společnost čas od času navýšit svůj fond drobných peněžních prostředků.
- Společnost musí pravidelně sledovat fond drobných peněžních prostředků, aby neexistovala možnost jakéhokoli rozporu mezi očekávanou částkou hotovosti a skutečnou částkou hotovosti.
- Správní oddělení musí provést vhodný vyšetřovací proces, pokud zjistí jakékoli nesrovnalosti.
Výhody systému Imprest
# 1 - Detekce podvodů
Systém Imprest vylučuje možnosti neoprávněných výdajů, protože finanční prostředky jsou určeny pro předem stanovené účely. To na oplátku výrazně usnadňuje sledování výdajů a hlášení nesrovnalostí, což v konečném důsledku napomáhá při odhalování a spíše eliminaci možností podvodů.
# 2 - Snížení chyb
Pokladník v drobných intervalech kontroluje drobnou pokladní knihu a v případě, že dojde k nějaké chybě či omylům, lze ji snadno dohledat a opravit.
# 3 - Regulace drobných výdajů
Drobné výdaje jsou spravovány se stanovenými limity systému záloh, což znemožňuje, aby drobná pokladnice utratila vyšší částku než drobná hotovost, která je k dispozici na účtu.
# 4 - Snižuje zátěž hlavního pokladníka
Drobná pokladní kniha ulevuje jak pokladní knize, tak hlavní pokladní od břemene zaznamenávání drobných a nominálních výdajů.
# 5 - Jednoduchá a rychlá metoda
Ve srovnání s jinými metodami je to příliš rychlé, jednoduché, přístupné a zároveň pohodlné. Tuto metodu lze rychle použít k poskytnutí finančních prostředků na nákupy zaměstnanců. Je to jedna z nejlepších metod známých pro nominální nákupy.
# 6 - Snadné usmíření
Sladění drobné pokladní knihy je také jednoduché a nekomplikované.
Nevýhody systému Imprest
# 1 - Zastaralý systém
Drobná pokladní kniha je do značné míry zastaralý a neefektivní systém a nesplňuje potřeby a očekávání současných požadavků společnosti. Společnosti, které jsou speciálně navrženy s ohledem na dnešní potřeby a požadavky, nyní nabízejí lepší alternativy, jako jsou předplacené karty.
# 2 - Nevhodné pro větší výdaje
Jednou z hlavních nevýhod používání systému Imprest je to, že způsobuje velké nepříjemnosti pro větší výdaje. Systém je vysoce kompatibilní a vhodný pro menší výdaje, zatímco opačný pro větší výdaje.
# 3 - Účetní chyby
Vzhledem k tomu, že neexistuje žádný systém sekundární dokumentace ke sledování nominálních peněžních výdajů, nelze popřít šanci na účetní chyby v systému drobné hotovosti.
# 4 - Přečerpání
Nestanovení výdajových limitů pro každou nominální transakci může organizaci dokonce vystavit riziku, že bude čelit překročení výdajů na nákupy.
# 5 - Krádež
Při absenci příslušných kontrol mohou zaměstnanci zneužít drobný hotovostní účet společnosti a bude těžké zjistit, kdo peníze vybral.
# 6 - Zpronevěra
Při absenci odpovídajících kontrol existuje vysoká šance, že dojde ke zneužití zaměstnanci společnosti, protože drobná hotovost je druh likvidního aktiva.
Důležité body
- Prostředky drobných peněžních prostředků obvykle sledují správci, kteří pomáhají s vyřizováním účtů a vydávají hotovost zaměstnancům společnosti. Ten na oplátku poskytuje takové příjmy, které jsou zcela související s obchodem.
- Drobné hotovostní fondy jsou zřizovány s předem stanovenou částkou a totéž se odpovídajícím způsobem zaznamenává do účetní knihy účetní jednotky.
- Za správu drobné pokladní knihy je odpovědné správní oddělení organizace.
- Všechny výdaje, které jsou hrazeny z prostředků drobné hotovosti, musí být nutně zdokumentovány spolu s příjmy.
- Systém Imprest lze také použít k pokrytí mezd zaměstnanců, dividend, pobídek, bonusů, odměn a cestovních výdajů.
Závěr
- Účet drobné hotovosti je široce používaný systém záloh, kde se zaznamenávají nominální výdaje. Systém drobné hotovosti je přímá a uživatelsky přívětivá metoda, která umožňuje doplnění všech výdajů. Výše uvedený systém může organizaci pomoci mnoha způsoby.
- Organizace mohou používat systém drobné hotovosti ke snižování chyb, eliminaci podvodů, kontrole drobných výdajů, snižování zátěže vedoucích pokladníků atd.
- Uživatelé systému Imprest si ale také musí být vědomi jeho mnoha nevýhod, jako jsou šance na krádež, zneužití, překročení výdajů atd., A odpovídajícím způsobem je využívat. Organizace proto musí navrhnout soubor zásad, které diktují, jak se musí zacházet s hotovostí, aby se předešlo všem souvisejícím problémům.
