Funkce automatického ukládání v aplikaci Excel
Automatické ukládání v aplikaci Excel je funkce / zařízení sloužící k automatickému ukládání změn nebo postupu práce. To nám pomůže snížit dopad rizika ztráty dat v případě jakékoli havarijní situace v systému. Tuto funkci najdeme na kartě možností v sekci ukládání, pokud zadáme čas jako 5 minut, aplikace Excel automaticky uloží naše sešity každých pět minut.
Jak zapnout automatické ukládání v aplikaci Excel? (Krok za krokem)
Ve výchozím nastavení je obvykle automatické ukládání povoleno v aplikaci Excel. Podívejme se, jak zapnout možnosti automatického ukládání v aplikaci Excel.
- Krok -1: Přejděte do nabídky „Soubor“. Klikněte na „Možnosti“
- Krok -2: Zobrazí se možnosti aplikace Excel s mnoha možnostmi správy podle naší potřeby. Klikněte na možnost „Uložit“ - Tím se přizpůsobíme uložené sešity.
- Krok 3 - V tomto okně vidíme, že je povoleno „Uložit informace o automatickém obnovení každých -__ minut“. To je místo, kde upozorňujeme Excel, abychom uložili sešit každých n minut (n může být libovolné číslo představující ne-minuty v čase). Ve výchozím nastavení bude Excel trvat 10 minut, než provede automatické obnovení, ale tento čas můžeme změnit podle našeho požadavku, například 1,2,3 minuty.
- Krok 4 - Pokud jej povolíte a nebudete moci uložit, bude uložen na této cestě „ C: Users aa AppData Roaming Microsoft Excel “ (tato cesta se pro každého liší, protože jeho obnova
vyniká umístění automatického ukládání bude jiné. Žádám všechny, aby zkontrolovali toto umístění automatického ukládání v možnostech aplikace Excel - Uložit.
Můžeme také změnit složku a uložit zálohy zadáním jiné cesty do „umístění souboru automatického obnovení“.
- Krok 5 - Když automaticky ukládáme sešity, můžeme vybrat konkrétní formát výběrem formátu ze seznamu formátů aplikace Excel, které jsou k dispozici.
Ve výchozím nastavení by měl být formát „Sešit aplikace Excel (* xlsx).“, Protože jej používala většina uživatelů. A také nezapomeňte zapnout „Ponechat poslední automaticky uloženou verzi aplikace Excel, když zavřu bez uložení.“
- Krok 6 - Můžeme se také vyhnout ukládání sešitů na jednu jednotku povolením možnosti „Uložit do počítače ve výchozím nastavení“ následujícím způsobem:
Až dosud jsme se naučili, jak zapnout automatické ukládání v aplikaci Excel, čas, který je třeba věnovat pravidelnému provádění úkolu, a mnoho dalších funkcí, které jsme dostali.
Jak obnovit automaticky uložený soubor?
Nyní se podívejme, jak obnovit soubor, který je automaticky uložen. Jak vidíte, cesta k souboru, kterou jsme zadali v „umístění souboru automatického obnovení“, cestu kopíruje.
Krok 1 - Nyní otevřete Průzkumníka Microsoft; v horní části lišty bychom měli vložit cestu, kterou jsme zkopírovali z „umístění souboru automatického obnovení“, a poté stisknout ENTER.
- Krok 2 - Zobrazí se okno se soubory a složkami, které se automaticky obnoví. V tomto okně můžeme kliknout na soubor, který chceme obnovit, a pak si můžete ponechat změny a uložit sešit s novým názvem. Jakmile zadáte cestu, vyskočí níže uvedené okno.
Odtud můžeme obnovit soubory, které nejsou uloženy, a naše práce a čas nechodí nazmar povolením automatického ukládání v aplikaci Excel.
Jak zapnout automatické ukládání pomocí aplikace Visual Basic (VBA)
Podívejme se, jak nám kód pomocí aplikace Excel Macro pomůže provést automatické ukládání v sešitu aplikace Excel.
- Krok 1 - Otevřete „Visual Basic Editor“ na kartě Vývojář ve vaší aplikaci Excel, jak je uvedeno níže.
- Krok 2: Když klikneme na „Visual Basic“, můžeme si představit, jak se editor VBA otevírá. Tady, kde musíme napsat kód, abychom provedli operaci automatického ukládání.
- Krok 3 - Zde nebudeme vytvářet žádný modul pro naši operaci, protože to je „Událost“, kde budeme psát makro. Událost je něco jako kdybychom otevřeli sešit, bude to považováno za událost; podobně, pokud jsme provedli změny v sešitu, pak je to také událost, uzavření sešitu je také událost atd.
- Krok 4 - U operace automatického ukládání předpokládáme „uzavření sešitu“ jako událost. Otevřete „ThisWorkbook“, který je na naší levé straně stránky, a začněte psát makro.
- Krok 5 - Když otevřeme „Thisworkbook“, můžeme vidět „General“ a změnit jej na „Workbook“ následovně.
- Krok 6 - Když přejdeme na sešit, dává možnost napsat makro v události „Workbook_Open ().“ Na pravé straně je seznam deklarací, které můžeme použít k vytvoření události. Zde provedeme úkol pro automatické ukládání v aplikaci Excel, takže musíme změnit událost na „Beforclose“.
- Krok 7 - Vyberte možnost „BeforeClose“ a začněte psát kód pro automatické ukládání v aplikaci Excel.
- Krok 8 - „ThisWorkbook.Save“ automaticky uloží sešit a uloží jej jako sešit s povolenými makry pro spuštění kódu, jak je uvedeno níže:
- Krok 9 - Uložte tento sešit jako makro a zavřete sešit. Pak můžeme pozorovat, že se výstraha na displeji s požadavkem na uložení nebo neukládání nezobrazí, ale vyskočí nějaká další výstražná výstraha, která je uvedena níže:
Krok 10 - Jakmile kliknete na OK, sešit se změnami se automaticky uloží. Tuto výstrahu můžeme také deaktivovat pomocí nějakého kódu ve VBA, který jednoduchým způsobem automaticky uloží sešit.
Podívejme se, jak to funguje:
Tyto varovné zprávy přicházejí prostřednictvím aplikace, proto použijeme „Application.DisplayAlerts = False.“ To znamená, že po zobrazení tohoto řádku v kódu se nezobrazí žádné upozornění na displeji. Je ale také důležité zahrnout řádek „Application.DisplayAlerts = True“, protože to pomůže, když něco důležitého zobrazí výstrahu vyskočí.
Nyní zkuste provést změny a zavřít sešit, můžeme pozorovat, že žádná z výstrah na displeji nevyskočí, ale změny se uloží. Tato operace nám pomůže uložit naši práci, i když neočekávaně zavřeme sešit bez jeho uložení.
Věci k zapamatování
- Automatické ukládání v aplikaci Excel je skvělá funkce, která šetří čas a data pravidelným ukládáním.
- Jakmile povolíme automatické ukládání v aplikaci Excel, nemůžeme zavřít bez uložení, což může být zavádějící, i když nechceme ukládat data.
- Vždy sleduje práci uživatele a aktualizuje změny v obsahu, aby sdílel bod nebo jednu jednotku.
- Umožňuje také více lidem upravovat dokument současně.
