Význam auditní stopy
Auditní stopa je systematický záznam ke sledování zdroje finančních údajů a poskytuje chronologické, listinné důkazy o řadě činností, a proto se používá k ověření přesnosti údajů a sledování transakcí.
Odpovídá na tři základní otázky -
- Jaká byla událost?
- Kdo zahájil / zahájil akci?
- Datum a čas akce?
Příklady auditních záznamů
Níže uvádíme několik příkladů.
Příklad č. 1
Jaká by byla auditní stopa pro transakci nákupu kartonu?
Řešení -
Bude se skládat z dokladu s podrobnostmi o hotovosti zaplacené výměnou za karton, datu transakce a místě, odkud je zakoupena.
Příklad č. 2
Společnost chce koupit notebook pro zaměstnance. Co vše by bylo zahrnuto do audit trailu?
Řešení -
Finanční tým vygeneruje nákupní objednávku k autorizaci nákupu. Obchod, ve kterém je notebook zakoupen, poskytne fakturu s podrobnostmi o datu prodeje, částce a popisu zakoupené položky. Všechny tyto dokumenty budou sestávat z audit trailu.
Výhody
Různí uživatelé jej používají různě, v závislosti na požadavcích. Níže jsou uvedeny významné výhody této stezky:
- Odpovědnost: Nastavuje odpovědnost z hlediska akcí uživatelů. Zabraňuje zavedení nesprávných informací nebo neoprávněnému přístupu k informacím. Dále je zaznamenána každá akce uživatele, což pomáhá při sledování příslušných změn / úprav v systému.
- Rekonstrukce událostí: Může oživit veškeré informace a vysledovat základní podrobnosti související s událostí, kdo, kdy a co. Pomáhá při detekci problémů se zdroji a jejich nápravě, aby se zabránilo budoucím událostem.
- Detekce narušení: Pomáhá při identifikaci neoprávněného přístupu. Mnoho předpisů stanovilo povinnost zachovávat důvěrnost údajů. Týká se ochrany duševního vlastnictví, finančních záznamů, osobních údajů atd.
- Identifikace problému: Prostřednictvím monitorování v reálném čase protokoly auditu identifikují problémy, které naznačují provozní problémy, neobvyklé nebo podezřelé aktivity nebo systémové chyby.
- Zabraňte podvodům - Pokud jsou vedeny náležité záznamy, je snadné zjistit nekonzistenci. Protože uživatelé vědí, že transakce jsou zaznamenány a dohledatelné, pravděpodobně by se o takovou aktivitu nepokusili.
- Pomáhá při auditech - pro většinu podniků je audit povinný. Je-li stopa správně udržována pro každou transakci, je pro auditory snadné určit platnost. Díky tomu je čas auditu a nákladově efektivní. Pomáhá také auditorům spoléhat se na vnitřní kontroly společnosti a pomáhá rozhodovat o rozsahu auditu.
- Identifikace a oprava chyb - Poskytuje komplexní a snadno dostupné informace, které lze snadno prozkoumat a zjistit případné chyby. Vzhledem k tomu, že sleduje vše, lze chybu opravit najednou a šetří čas více lidí opravujících chybu několikrát.
- Dodržování regulačních standardů - Pro dodržení regulačních standardů je zásadní udržovat audit trail. Pomáhá pochopit podstatu transakcí, kdykoli je to nutné pro právní účely.
- Doklady o půjčce - Věřitelé vyžadují před poskytnutím půjčky společnosti nějaký doklad o výnosech a peněžních tocích. Tato stopa vede podrobný záznam transakcí, které mohou pomoci při poskytování nezbytných dokumentů.
Omezení
- Výzva v udržování audit trailu včetně umístění používaného pro přístup a ukládání
- Protokoly dat mohou být těžké, což vede ke zvýšení nákladů na úložiště.
- Někdy je obtížné najít rovnováhu mezi ochranou dat a provozním výkonem.
- Ztráta dat nevhodným použitím může hodně stát přímé poškození zisků a pověsti nebo právní kroky.
Závěr
- Informace o auditní stopě by měly být uloženy na zabezpečeném místě
- Mělo by existovat včasné a pravidelné zálohování této trasy
- Měly by být shromažďovány pouze užitečné informace, aby se zabránilo vysokým nákladům na skladování
- Protokoly auditu by měly být pravidelně kontrolovány
- Uživatelé systému by si měli být vědomi záznamů o auditu, aby byla zajištěna dostupnost záznamů
